A propos d’Estée Lauder
Le groupe Estée Lauder Companies est l’un des leaders mondiaux dans la fabrication et la commercialisation de produits de beauté, maquillage, parfums et soins capillaires haut de gamme. Présent dans plus de 135 pays en parfumeries, grands magasins, points de vente spécialisés ou boutiques franchisées, le groupe possède 28 marques dont Estée Lauder, Clinique, Mac Cosmetics et Jo Malone. Le siège Europe, situé à Paris, regroupe 400 collaborateurs.
En quoi les réservations, les frais de table et la gestion des factures représentent un enjeu pour un groupe comme le vôtre ?
Nous avons toujours, au sein du groupe, eu la conviction que chacune de nos marques, pour conserver sa force, doit fonctionner de manière autonome : du coup, nous possédons autant d’entités indépendantes que de marques. Cela a des conséquences sur notre fonctionnement au quotidien : dans chaque direction, ce sont les assistantes qui doivent gérer les repas d’affaires et les évènements de leur entité.
Avant notre partenariat avec Business Table, cela leur prenait un temps considérable, puisque pour chaque repas ou événement, elles devaient suivre un process assez lourd : prendre contact avec le fournisseur, mettre en place un contrat, négocier les conditions d’annulation et de report, verser à certains des accomptes… cela généraient un coût important, du fait de notre très grand nombre de fournisseurs. L’enregistrement analytique et le contrôle de gestion représentaient des surcoûts, du fait de mauvais renseignements indiqués sur la facture. Enfin, notre moyen de paiement American Express ne couvrait pas 100% des restaurateurs dont nous avions besoin. Il nous fallait donc régulièrement les payer par d’autres moyens, ce qui là encore générait de forts coûts de fonctionnement. Bref, nous étions conscients que notre mode opératoire devait être optimisé.
Pourquoi avoir choisi la solution Business Table ?
Traiter une facture nous coûtait entre 80 et 150 €. L’offre Business Table, qui permettait de faire disparaître ces coûts et au-delà de nous permettre une économie globale de plus de 30%, nous a donc fortement intéressés ! Par ailleurs, le fait qu’un partenariat existe avec American Express était un point très positif pour nous, puisque nous n’avions plus à nous soucier de trouver des prestataires qui acceptent ce moyen de paiement. Business Table est une entreprise à taille humaine qui nous a séduits par sa technologie, sa solution pionnière, sa capacité à s’adapter à nos besoins et son potentiel de développement à l’international entre autres. Avec Business Table et American Express nous avons réuni réactivité d’une société agile et puissance d’un grand groupe.
Comment s’est passé le déploiement de la solution ? Et de quel suivi bénéficiez-vous ?
Sur la plate-forme Business Table, nous avons un vaste choix de prestataires… mais nous avions nos habitudes, et il était important pour nous de conserver les fournisseurs que nous connaissons et que nous apprécions : dans le luxe, il est essentiel de pouvoir compter sur un service et une qualité impeccables. A notre demande, Business Table a rapidement ajouté ces prestataires sur sa plate-forme. Ensuite, nous avons choisi de procéder par étapes : d’abord, en mettant en place un mode pilote, avec des collaborateurs tests au sein du groupe. Leurs premiers retours nous ont permis d’identifier certains points à améliorer.Une fois ces sujets traités, nous sommes passés à la phase suivante : le déploiement de la solution dans tout le groupe. Pour cela, nous avons organisé une formation pour les assistantes, à laquelle l’équipe Business Table a participé, pour pouvoir répondre à toutes les questions en direct.
En parallèle, nous avons fortement communiqué auprès de nos collaborateurs, via notre intranet. Nous voulions expliquer pourquoi nous avions choisi cette plateforme, et son mode de fonctionnement. Nous avons aussi mis en place une communication ciblée par email, destinée aux assistantes directement concernées. Après la mise en place du service, fin juin 2016, nous avons régulièrement continué à communiquer jusqu’en novembre, sous forme de rappels aux utilisateurs.
Les avis étaient partagés : certaines assistantes, très enthousiastes dès le départ, le sont restées : elles se sont rapidement approprié la plate-forme et s’en déclarent très satisfaites. D’autres ont éprouvé plus de réticences, car ce système ne leur permettait plus de négocier les tarifs ou de visiter les lieux.
Pour lever ces freins, nous avons cadencé notre communication : après une phase d’utilisation logiquement assez faible pendant l’été, nous avons intensifié le rythme de nos messages en interne à partir de septembre. A partir de cette période, nous avons enregistré une montée progressive des demandes, et un beau taux d’adoption.
Nous bénéficions d’un suivi performant, grâce à un chef de projet dédié, disponible quand nous le souhaitons. Il a toujours rapidement pris en charge et résolu les problèmes que nous avons pu lui signaler.
Aujourd’hui, la solution est déployée sur toute la France et le taux d’adoption est en constante progression !
Quels sont les résultats et bénéfices d’une telle solution ?
Nous avons limité le nombre de fournisseurs à un seul, Business Table, et bénéficions d’une facturation centralisée. Les contrôleurs de gestion ont vu leur travail considérablement simplifié, puisqu’ils disposent désormais de reportings fiables, et que les problèmes d’imputation ont été supprimés. Le service comptabilité et les assistantes, elles aussi, trouvent des avantages directs à la solution, puisqu’elle permet de supprimer les acomptes et de récupérer l’intégralité de la TVA. Enfin, nous n’avons plus à gérer la problématique du règlement Amex non accepté.
Au total, il s’agit pour nous d’un gain de temps considérable, qui nous permet de nous focaliser sur des sujets plus stratégiques.
Autre point positif : les économies réalisées. Elles nous sont détaillées chaque mois, sous forme d’un reporting fourni par Business Table. Nous dépensons moins et mieux, grâce aux tarifs négociés par Business Table.
Enfin, même si nous avons souhaité conserver nos anciens fournisseurs, Business Table nous permet régulièrement d’en identifier de nouveaux. Une dimension essentielle dans le luxe, où nous devons sans cesse innover et surprendre nos invités, en changeant à chaque fois de prestataire.Business Table nous fait donc gagner un temps précieux sur ce plan également : il suffit aux assistantes d’utiliser le moteur de recherche interne à la plate-forme pour trouver régulièrement de nouveaux lieux correspondant à nos attentes.
Pour nous, il s’agit donc d’un vrai succès, bénéfique pour tous les services impliqués.
