A propos de Legrand
Legrand est le spécialiste mondial des infrastructures électriques et numériques du bâtiment. Son offre complète, adaptée aux marchés tertiaires, industriels et résidentiels internationaux en fait une référence à l'échelle mondiale. S’appuyant depuis près de 10 ans sur une démarche RSE (Responsabilité Sociale d’Entreprise) impliquant l’ensemble de ses équipes, Legrand poursuit sa stratégie de croissance rentable et durable tirée par l’innovation avec le lancement régulier de nouvelles offres –dont notamment des produits connectés Eliot à plus forte valeur d’usage – et les acquisitions. Legrand a réalisé en 2015 un chiffre d’affaires de plus de 4,8 milliards d’euros. Le Groupe est coté sur Euronext Paris et intégré notamment aux indices CAC 40, FTSE4Good, MSCI World, CorporateOekom Rating, DJSI, Vigeo Euronext Eurozone 120 et Europe 120 et EthibelSustainability Index Excellence. (code ISIN FR0010307819). www.legrand.com
Quelle était votre problématique avant de choisir Business Table ?
Notre flux de notes de frais augmentait considérablement, et devenait d’autant plus difficile à gérer qu’il arrivait de toute la France, ce qui représentait des centaines de restaurants, chacun correspondant à un compte fournisseur distinct. Nous avions à la fois besoin de rationaliser le coût de cette gestion, et de mieux contrôler ce poste de dépenses. Business Table nous a proposé une solution qui répondait à nos attentes : nous n’avons plus à créer de nouveaux comptes pour chaque restaurant, puisque la plate-forme nous en propose plus de 16 000, partout en France – ce point étant stratégique pour nous, puisque nous sommes très implantés en région. Autre élément-clé qui nous a séduits ; le fait de disposer d’un outil qui intègre nos process de validation internes, et qui nous permette d’avoir une seule facture par mois pour l’ensemble de nos dépenses de restauration.
Au sein du Groupe Legrand, à qui la solution Business Table est-elle destinée ? Quels sont les résultats et les bénéfices pour les collaborateurs concernés ? Et pour le siège ?
Nous avons intégré la solution en janvier 2015 pour nos 300 commerciaux principalement, qui sont les plus concernés du fait des invitations clients. Les notes de frais concernant les restaurants s’élèvent à 500 000 €/ an, désormais nous pouvons mieux contrôler l’évolution de cette dépense -que nous avons stabilisée- mais aussi sa répartition. Les commerciaux ont dû adopter une nouvelle façon d’inviter leurs clients, la solution s’impose à eux petit à petit. Les opérationnels, eux, ont retiré un avantage immédiat de cette nouvelle solution : la direction des achats, la comptabilité ou encore le contrôle de gestion gagnent un temps considérable avec une facture unique par mois. Autre atout : Business Table allège considérablement nos tâches administratives, puisque l’outil prend en charge la récupération de la TVA à 100% et simplifie nos déclarations URSSAF. Enfin, c’est Business Table qui assume le risque fournisseur, ce qui là encore nous fait gagner du temps et de l’argent.
Comment s’est passé la mise en place de cette solution ?
Elle a demandé une série d’ajustements de la part de Business Table, que je remercie pour sa souplesse !
Nous avions d’abord un sujet technique : adapter l’outil à nos processde validation internes n’a pas été simple, ni immédiat. Selon le montant de la dépense et le collaborateur concerné, les circuits de validation ne sont pas les mêmes… et bien sûr ils peuvent évoluer dans le temps ! Au départ, l’outil ne permettait pas de tout intégrer, il donc fallu le faire évoluer.
Autre point, que nous avions sous-estimé au départ : la difficulté qu’ont eu nos collaborateurs à s’approprier la solution. La plate-forme nous semblant très intuitive, nous avions pensé qu’elle serait rapidement adoptée par tous. Il nous a semblé suffisant de dispenser une formation en interne aux directeurs de région, et de leur demander dela relayer auprès de leurs équipes, localement. Au bout de quelques mois, nous nous sommes rendus compte que l’information n’avait pas été transmise. Il fallait davantage de formation, et surtout s’adresser plus directement aux utilisateurs. Les équipes Business Table ont su s’adapter à notre problématique et nous accompagner lors de ce changement : elles se sont déplacées à notre siège de Limoges, puis en région, pour des sessions de formation directement adressées aux commerciaux. Le résultat est très satisfaisant ; dans chaque région où leur passage a eu lieu, le taux d’utilisation de la plate-forme grimpe en flèche ! Reste à répéter le message en interne, et peut-être à adopter une attitude plus ferme vis-à-vis des collaborateurs : nous souhaitons que 100% des commerciaux recourent à Business Table pour leurs repas d’affaires, et nous pensons qu’il faudrait que cela devienne une obligation.
Enfin, nous avons eu besoin d’élargir la liste des restaurants partenaires : nos commerciaux travaillent souvent dans des zones industrielles, loin des centre-ville. Il nous fallait donc des restaurants implantés dans ces lieux, ce que la plate-forme ne proposait que peu. Là encore,Business Tablea fait preuve de beaucoup de réactivité, et nous propose désormais tous les restaurants dont nous avons besoin, là où se trouvent nos collaborateurs.
Quelles sont vos attentes dans le futur quant à ce partenariat ?
Je souhaite que nous puissions le faire adopter de manière plus systématique à tous nos commerciaux, avant de l’étendre éventuellement à d’autres collaborateurs. C’est le sens de l’histoire: cette solution nous permet de gagner du temps et de l’argent sur un poste de dépenses important, et de mieux piloter son évolution. On peut voir cela comme une sorte d’ubérisation de notre process, mais avec une dimension supplémentaire : une souplesse et une adaptabilité à nos besoins remarquables. Cela fait 20 ans que je travaille dans les achats, jamais je n’avais rencontré un partenaire qui ait fait autant d’efforts pour correspondre à nos attentes !
