Business Table dans les médias

Business Table le leader de la réservation de restaurants, traiteurs événements pour les entreprises enrichie son offre d’une application mobile maximisant l’adoption de sa solution par les collaborateurs.

Plusieurs études montrent que la restauration représente quatre transactions sur dix qui portent cette commodité en première place du classement avec près d’un quart du volume portés sur les notes de frais. Or cette dépense est sous-estimée et même sous-pilotée par les gestionnaires car l’agrégation des données est chronophage et diluée dans un kyrielle de fournisseurs. Conscient de ce fait, Business Table a lancé en 2012 sa solution de gestion centralisée des réservations. La porte était donc ouverte pour permettre aux entreprises de rationaliser la gestion des frais de bouche et des événements professionnels. La majorité des grands comptes à compris l’intérêt de la solution et l’a de fait adoptée. 



Forte de son succès, la société vient de mettre à la disposition de ses clients une application mobile permettant aux collaborateurs de réserver des prestations dans plus de 15 000 restaurants, 1 500 traiteurs et 14 000 hôtels. Bien entendu, la solution propose une gestion 100% dématérialisée des dépenses. Il n’y a donc plus de freins pour maximiser l’adoption de la solution proposée par l’entreprise. Mais peut-on réellement générer des gains sur ce type de frais ? La réponse est affirmative car la mise sous contrôle d’une dépense génère systématiquement une réduction des montants et un meilleur respect des politiques associées (les écarts étant plus facilement identifiés côté collaborateurs comme côté prestataires). De plus, la gestion de ces frais engendre des coûts indirects importants (frais de traitement, création de comptes, analyse manuelle des notes de frais…) qui doivent également être pris en considération dans les stratégies économiques des entreprises (approche coût complet). Voici donc une bonne occasion de faire monter en maturité votre approche achat des déplacements professionnels en travaillant un marché rarement considéré et pourtant générateur potentiel d’économies qui peuvent atteindre, grâce à la réduction des coûts indirects, au minimum 20% des dépenses. 

Pour faire face à sa croissance, Business Table renforce et structure ses équipes. La start-up a confié le poste de Responsable des Ressources Humaines à Claire Skinazi et celui de Responsable Marketing Digital à Nhu Vu Ngoc.

Claire Skinazi a été nommée au poste de Responsable des ressources humaines de Business Table. Sa mission sera notamment d’intégrer et accompagner les équipes en développement, qui comptent 80 collaborateurs actuellement. Claire Skinazi, 34 ans, évolue dans les Ressources Humaines depuis plus de 10 ans. Titulaire d’un Master 2 en Management des Ressources Humaines de l’Université de Paris Dauphine, elle a débuté sa carrière en 2009 chez Carrefour, d’abord comme Chef de Projet SIRH, puis comme Project Manager Office. En 2011, elle rejoint Michael Page comme consultante en recrutement spécialisée Retail. De 2013 à 2016, elle est responsable Recrutement, Mobilité et Administration du personnel chez Geodis, avant de rejoindre l’éditeur de jeux vidéo Pretty Simple comme Responsable des Ressources Humaines.

Nhu Vu Ngoc rejoint Business Table en tant que Responsable Marketing Digital. Elle renforce l’équipe dirigée par Jean-Philippe Briguet - également arrivé récemment au sein de l'entreprise - pour développer le pôle communication et marketing de Business Table. Diplômée d’un Master en Marketing de l’ESC Reims (groupe Neoma), Nhu Vu Ngoc, 33 ans, a débuté sa carrière en 2011 comme chef de produit e-marketing chez vente-privee.com. En 2016, elle rejoint Touloisirs, partenaire exclusif du groupe La Poste, comme Responsable Marketing et Communication.

La plate-forme a développé une application ergonomique pour réserver restaurants, traiteurs et lieux de réunions, à l’attention des entreprises et des TMC.

Pour la première fois exposant à l’IFTM-Top Resa, sur le Club Affaires, Mickaël Hadjadj, CEO de Business Table, se montre satisfait. « Beaucoup de Travel Management Companies viennent nous voir car notre plate-forme de réservations les intéresse », dit-il. Le modèle de la plate-forme permet de réserver des restaurants, des prestations de traiteurs, et des lieux de réunion pour les entreprises. « La restauration arrive en deuxième poste derrière le transport et avant l’hôtellerie dans les notes de frais des collaborateurs », affirme-t-il.

Lancée en 2012, Business Table revendique 2,5 millions de réservations en cumulé sur six ans, avec 30 000 partenaires référencés en France, 500 entreprises clientes (80% de grands comptes) et 100 000 utilisateurs au total. Après avoir levé 7 millions d’euros à l’automne 2017, notamment auprès des fonds Amundi, Seventure et Citizen Capital, Business Table a lancé son appli mobile en avril dernier, déjà téléchargée par 10 000 utilisateurs, selon Mickaël Hadjadj. « Nous avons mis à un an la développer en interne, confie-t-il, et elle reprend les meilleures pratiques des applis BtoC ».

Paiement différé avec une carte logée

De fait, très ergonomique, l’appli permet de réserver 15 000 restaurants en France, selon différents critères, comme l’ambiance, la géolocalisation, les régimes spécifiques, etc. Idem pour les 1500 traiteurs référencés.  Le paiement différé est possible, avec une carte logée par exemple. « Nous sommes partenaires de la carte American Express, plus Concur, AirPlus, Edenred », rappelle Mickaël Hadjadj. Pour la location de lieux, le choix comprend, outre les salles classiques, des boîtes de nuit, des musées, des théâtres, avec demande de devis et réponse rapide via une interface « intelligente ».

Grâce à sa récente levée de fonds, l’entreprise compte également se lancer à l’international, en référençant de nouveaux prestataires. D’abord, en Europe en 2019, puis aux Etats-Unis en 2020 et en Asie dans la foulée. « Cela répond à la demande de nos entreprises clientes multinationales », conclut-il.

10 milliards : c’est le montant du marché de la restauration d’affaires et des évènements en France. Business Table, acteur sur ce secteur avec plus de 500 entreprises clientes, lance le premier Baromètre des repas d’affaires et des évènements. Cette étude approfondie analyse les tendances générales de la restauration d’affaires. Une activité encore complexe et méconnue car peu de données sont publiées sur le sujet. Pourtant, ce poste représente entre 1 % et 3 % du chiffre d’affaires des entreprises françaises.



En deuxième position derrière les transports et avant l’hôtellerie, les dépenses de restauration sur les notes de frais méritent une attention particulière.



Les coûts de traitement sont élevés, de la création et la gestion d’un fournisseur, entre 150 et 1500 € par an (et les fournisseurs sont exceptionnellement nombreux sur ce type d’achats), au traitement d’une note de frais évalué à 53 €, en passant par une TVA non récupérée, 12% en moyenne.



Au-delà des coûts de traitement, c’est aussi le fonctionnement des entreprises sur ce domaine d’achat qui est analysé. On y découvre que les collaborateurs concernés sont de plus en plus autonomes, et réservent sans passer par une assistante ou un chargé de mission. Ainsi ils sont 65% à retenir eux-mêmes leur restaurant, 37% à effectuer leurs commandes de traiteurs, 23% à s’occuper directement de leurs évènements. Une tendance forte, grâce notamment aux outils en ligne et mobiles.



Le Baromètre fait apparaître que 67% des réservations sont effectuées dans les restaurants, 8% dans l’évènementiel (Lieux d’évènements, animations …) et 25% chez les traiteurs. Pourtant, ce sont les événements qui représentent un volume d’affaires important en totalisant 42%.



L’anticipation est également un maître mot. La saisonnalité est forte, avec des pics lors des mois de juin, novembre, décembre, janvier et mars, et les entreprises ont tout à gagner en préparant leurs évènements en amont.



Enfin les grandes tendances observées vont de plus de convivialité et de rapidité au restaurant, à des demandes d’espaces de co-working et animations de team building, ou encore une exigence de qualité chez les traiteurs, comme les plats cuisinés du jour…



Mickael Hadjadj, CEO, témoigne : « La plupart des entreprises sous-évaluent leurs dépenses. A l’expérience, le coût réel est cinq fois supérieur à leurs estimations. Dans ce contexte, ce Baromètre est riche d’enseignements pour les dirigeants et les employés concernés au quotidien par cette problématique. Ces tendances permettent d’avoir une vision globale du secteur afin d’affiner les choix stratégiques en matière de restauration d’affaires et d’évènements, et d’optimiser les dépenses des entreprises. A leur service depuis 2012, nous sommes fiers d’avoir conçu une solution intégrant tout le processus, de la réservation à la facturation en passant par le reporting, qui leur permet d’économiser jusqu’à 30 % sur ces dépenses ! ».



Méthode : Etude réalisée à partir de données constatées et déclaratives des clients Business Table sur les grandes entreprises françaises, tous secteurs confondus, représentant 100 millions d’euros de dépenses, sur les segments restaurants, traiteurs et évènements.

Depuis 2012, la solution Business Table facilite le processus de réservation de restaurants, traiteurs et lieux d’événements pour les collaborateurs. L’entreprise souhaite aujourd’hui consolider son leadership en France, optimiser sa solution et partir à la conquête de l’Europe. Afin de faire la lumière sur les ambitions de Business Table, TOM est allé à la rencontre de son directeur général, Laurent Gabard. Fondée par Mickaël Hadjadj en 2012, l’entreprise Business Table, membre de l’alliance Biz Travel, séduit de plus en plus d’entreprises. Pour cause, elle propose un panel d’outils allant de la réservation sans avance de frais de restaurants, traiteurs et lieux d’événements à la facturation. Avec près de 15 000 restaurants, 1 500 traiteurs et 14 000 lieux d’événements partenaires, Business Table offre à ses clients une gamme de choix non négligeable et, grâce à sa nouvelle application mobile, s’inscrit dans cette « mobilité » tant recherchée par les voyageurs d’affaires.   « Nous sommes 100% propriétaires de notre logiciel » Selon Laurent Gabard, directeur général de Business Table, la solution proposée par la société est une première sur le marché français. « L’idée est née suite à la rencontre de Mickaël Hadjadj avec les entreprises – qui avaient du mal à visualiser les montants consommés en matière de restauration, et les restaurants, qui ne savaient pas comment faciliter l’expérience de leurs clients d’entreprises », relate Laurent Gabard. Le concept est le suivant : les entreprises contractant avec Business Table permettent à leurs collaborateurs de se connecter au service avec un login et un mot de passe. Après connexion, ils peuvent alors réserver un restaurant, traiteur ou un lieu d’événement. Le paiement est centralisé et la facturation, traitée par la solution. L’outil de reporting de Business Table permet aux entreprises clientes de rationaliser la gestion des frais et ainsi de mieux appréhender les dépenses. Par ailleurs, le modèle économique de Business Table repose sur une rémunération « à la transaction et via des commissions déterminées en fonction du volume d’affaires que la solution rapporte aux restaurateurs partenaires », explique le directeur général. La plateforme de Business Table, tout comme l’application mobile, a été entièrement développée par l’entreprise. « Nous sommes 100% propriétaires de notre logiciel. De cette façon, nous souhaitons assurer la parfaite qualité du service pour nos clients », affirme le directeur général pour qui la « connectivité » de la solution de Business Table est un atout phare du service. « Notre solution peut s’interfacer, par exemple, avec les outils comptables des entreprises clientes par le biais d’APIs que nous leur mettons à disposition. » Vers une consolidation du leadership et une automatisation du service Au moyen des 7 millions d’euros récoltés en octobre dernier, l’équipe de Business Table a choisi d’investir en priorité dans leur stratégie de développement ainsi que dans l’optimisation de leur solution. « Les deux principales briques ? Consolider le leadership de Business Table en France et aller vers l’automatisation complète de nos services », annonce Laurent Gabard. Et si Business Table cherche à parfaire ses outils existants, il n’est pas exclu que le concept évolue. « Quand on a lancé Business Table, on ne proposait que la réservation de restaurants. Nous avons ensuite ouvert notre service à la réservation de traiteurs, puis sont venus les événements. Tout cela, dans le but de répondre aux besoins des entreprises clientes pour qui nos services représentent des sources d’économies significatives », explique le directeur général de Business Table, avant de conclure : « Il ne faut jamais se dire que les choses sont figées, car les besoins de l’entreprise évoluent également. » Dans le cadre de son projet de renforcement interne, la direction a lancé un « important programme de recrutement » dans tous les services en vue de passer de 70 à une centaine d’employés d’ici décembre 2018. Pour ce qui est de l’investissement en R&D, Business Table a développé une application mobile, signe de leur volonté de digitaliser, fluidifier et simplifier davantage l’expérience utilisateur. Avec une progression de 90% du chiffres d’affaires par an, Business Table compte s’installer sur le marché européen d’ici 2020. L’entreprise développera son offre à l’international « suivant la croissance et les opportunités de marché », confie le Laurent Gabard. Une fois disponible aux quatre coins du globe, Business Table pourrait bien devenir un outil incontournable pour les voyageurs d’affaires.

Ils ont près de vingt ans d'écart. Ils ont suivi des parcours professionnels radicalement différents. Pourtant, leur duo à la tête de Business Table, plateforme de réservation de repas d'affaires et d'événements d'entreprise, est un de leurs meilleurs atouts. Mickaël Hadjadj, 35 ans, autodidacte, fils de restaurateur, a toujours eu une âme d'entrepreneur. À 18 ans, il proposait ses services de commercial pour augmenter la visibilité des restaurateurs dans leur quartier. Sa première affaire, Media Menus, devient trois ans plus tard Exclusive

Restaurants, premier réseau de restaurants indépendants en France (1 300 établissements), mutualisant marketing, communication et réservations. Laurent Gabard, 52 ans, lui, est un spécialiste du marketing, de la communication et de la vente. Il est passé par les villages de vacances Belambra (lorsqu'ils étaient encore sous l'enseigne WF Vacances) et par le géant de l'hôtellerie Intercontinental. Il a lancé WF Vacances à l'étranger. Il a vécu quatre ans à Beyrouth, en tant que directeur des ventes et du marketing pour le groupe hotelier britannique. 

Apres un BTS hotelier, Laurent Gabard a décroché le MBA de l'Essec dispensé en partenariat avec l'université américaine Cornell. Ancienne de Pullman, Dominique Polya les a présentés l'un a l'autre. Elle a créé Media Menus avec Mickaël Hadjadj. Elle a aussi succédé à Laurent Gabard chez WF Vacances . « Mickael, c'est la vision, l'envie d'aller toujours plus vite et plus haut, explique-t-elle. Laurent, c'est la sécurisation de tout cela. Leur force, c'est leur complémentarité ».

 

Chacun a son domaine



Quand Mickael Hadjadj a l'ambition de développer une solution rationalisant les frais de bouche (restaurant, traiteur, événement ) pour une clientele d'affaires, il pense à Laurent Gabard.

« Les hôteliers, les sociétés de taxis, les compagnies aériennes ont tous des contrats avec les entreprises Pourquoi pas les restaurants''», s'interroge Mickaël Hadjadj. D'emblée, l'idée plaît à Laurent Gabard : « La réservation au restaurant pour la clientèle d'affaires était un marche non adressé. Mickaël a tout fait pour que je participe a son aventure. J'ai tout quitté en 2009. »

Chez Business Table, Mickaël Hadjadj fixe le cap. Chacun a son domaine de compétence. « Au depart, nous faisions tout ensemble Nous étions parfaitement interchangeables. Il y a plus d'un an, nous avons structuré l'entreprise, en créant un comité de direction, avec des patrons pour chaque service, dit Laurent Gabard. Chacun a désormais sa partie. Les finances, c'est moi. J'ai toujours géré mes entreprises en bon père de famille. Je vais chercher des investisseurs, je négocie avec les banques. J'ai aussi pris en charge la partie commerciale (signature de contrats avec les grands comptes, référencement des prestataires). » Laurent Gabard s'occupe de la partie opérationnelle, du marketing et de l'informatique. « Je suis un

sprinteur qui avance à l'intuition, poursuit Mickaël Hadjadj. Laurent est plutôt un coureur de fond. On peut tout se dire, même ce qui fâche. Il peut y avoir des points de friction, mais nous sommes totalement alignés sur la stratégie. J'ai le défaut de vouloir aller un peu trop vite. Je fais des promesses. Laurent fait en sorte qu'elles puissent être tenues. »

L'âge n'est pas un sujet. Leur duo tient a la confiance « Je ne suis pas un geek, raconte Laurent Gabard. J'ai été formaté par les grandes écoles et les grands groupes. Dans une petite entreprise, il faut tout faire, aller pêcher l'information où elle se trouve. Mickaël est dans l'hyper agilité, il marche à l'intuition. Je ramene les choses au rationnel. »

Lancé en 2012, Business Table a levé 10 millions d'euros en trois étapes auprès de Seventure Partners, Entrepreneur Venture, Citizen Capital et Amundi. Basée a Paris, l'entreprise, qui

emploie 74 personnes, revendique plus de 400 clients, des grands groupes (La Poste, Veolia, Orange, Bayer, Estée Lauder ) comme des PME. Elle signe des contrats pluriannuels avec leurs services achat et perçoit une rétrocession sur les ventes réalisées.

Pour l'exercice en cours, Business Table vise 22 millions de chiffre d'affaires, en hausse de plus de 20 %. Une vingtaine d'embauchés sont prévues. Tous les premiers jeudis du mois, la start-up organise une soiree « pour casser les barrières », selon Mickael Hadjadj. Actionnaire majoritaire, il souhaite que d'ici à la fin de l'année, tous les collaborateurs soient intéressés au capital.

 

MATHILDE VISSEYRIAS.  

Ah, sans les notes de frais, les repas d'affaires seraient bien plus légers ! Il faut bien sûr avancer l'argent, récupérer une facture complète, ne pas l'égarer, et enfin fournir à la comptabilité tous les justificatifs. Coûteux et fastidieux. "Un salarié perd en moyenne vingt minutes à rentrer ses notes de frais", fait valoir l'entrepreneur Mickaël Hadjadj. Voilà pourquoi ce fils de restaurateur a fondé Business Table. Cette application permet au collaborateur en mission de réserver parmi 16 000 restaurants, dans toute la France, du bistrot du coin à la maison étoilée (comme celle de Guy Savoy à Paris), et de partir après le déjeuner, sans payer. "Comme le ferait un VIP", vante le patron. Pour le reste, la start-up s'occupe de tout : facturation à l'entreprise, récupération de la TVA et paiement.

L'employeur, lui, ne règle qu'une seule facture globale chaque mois. Et si le salarié dépasse le plafond autorisé, c'est à lui de faire l'appoint le jour du déjeuner. Pratique. La formule lancée en 2012, a déjà séduit 300 sociétés. Dont des géants comme La Poste, Orange et Veolia. Comment Business Table se rémunère-t-il ? "On facture à nos clients une commission fixe de 50 centimes par repas", explique Mickaël Hadjadj, qui récupère, en outre, un pourcentage sur le chiffre d'affaires qu'il génère chez ses "partenaires", restaurateurs et traiteurs (car l'appli fonctionne également pour les pots et les soirés). Pour ces derniers, le surplus de recettes n'est pas négligeable : "+ 20% en moyenne", assure l'entrepreneur.

Sa start-up, qui sera "rentable d'ici dix-huits mois", a gonflé comme un gâteau soufflé : il réalise déjà 16 millions d'euros de chiffre d'affaires. Et elle en a levé 10 millions auprès d'investisseurs, Amundi et Citizen Capital en tête. De quoi lui permettre de passer bientôt à 90 salariés et de partir à la conquête de l'Europe. Alors, l'Allemagne, l'Angleterre, l'Italie ? "Nous n'avons pas encore choisi par où commencer, nous confie Mickaël Hadjadj. Mais nous comptons être présents bientôt dans tous ces pays."

Alors qu'il existe déjà des solutions dédiées aux entreprises pour la gestion du transport et de l'hébergement, Business Table vient enrichir le panel de produits avec une offre axée sur la restauration d'affaires et les évènements. Le point avecLaurent Gabard (H9o),Directeur Général de Business Table.

Quelques mots pour nous présenter Business Table?

Nous sommes aujourd'hui le leader de la réservation de restaurants de traiteurs et I'organisation d'évènements pour les entreprises Business Table est une solution B2B destinée aux entreprises qui prend la forme d'une plateforme ergonomique et d'une application mobile qui sera lancée en fin d'année. Le concept a ete développé par Mickael Hadjadj un sérial entrepreneur et fils de restaurateur qui a une certaine connaissance et experience du monde de la restauration. Business Table a pour ambition de simplifier pour les entreprises et ses collaborateurs la gestion des notes de frais ainsi que la recuperation de la TVA qui découlent du recours a la restauration dans un cadre professionnel.

Comment fonctionne Business Table ? Quelles solutions proposez-vous ?

Business Table va permettre aux entreprises de mieux gérer les frais de bouche et évènements de leurs collaborateurs en ayant accès à une facturation centralisée un reporting adapté des options de paramétrage en fonction de leur activité et de leur secteur d'activité... L'enjeu est de pouvoir offrir aux utilisateurs un outil simple et fluide qui va leur permettre de réserver et

suivre en temps réèl I'état de chacune de leur reservation. C'est également un moyen pour les entreprises d'avoir une meilleure maîtrise de leurs depenses d'optimiser ou de mettre en place une politique de restauration et un circuit de validation adapté a leur besoin et consommation. Nous sommes particulièrement à I'écoute de nos clients et nous nous inscrivons dans une démarche de co-construction pour proposer aux entreprises des offres adaptées aux spécificités de leurs secteurs. Depuis 2012, nous connaissons un véritable succès avec une croissance annuelle de 90% en moyenne et avons déjà géré plus de 2 millions de réservations.

Qu'en est-il du côté des prestataires ?

Notre plateforme regroupe plus de 30 000 prestataires référencés des restaurateurs, des traiteurs et des lieux pour I'organisation d'évènements partout en France

Notre stratégie d'affiliation reste guidée par notre principale priorité la satisfaction de nos utilisateurs et des entreprises. Nos clients ont la possibilité sur la plateforme de sélectionner un prestataire en fonction de plusieurs criteres : emplacement géographique, budget...

Quelques mots sur votre levée de fonds ?



Nous venons de boucler en Octobre 2017 une troisième levée de fonds de 7 millions d'euros. Seventure Partners et Entrepreneur Venture font leur entrée au capital, aux côtés de nos investisseurs historiques Amundi et Citizen Capital. Au total nous avons levé plus de 10 millions d'euros pour le developpement de Business Table.

 

Quelles sont les prochaines étapes ?



Ces fonds vont nous permettre de consolider notre activité en France, de recruter une trentaine de personnes dans les douze prochains mois et de continuer à travailler sur la technologie pour garantir la meilleure expérience utilisateur. Avec le lancement de notre application I'idée est de toucher les nombreux utilisateurs en situation de mobilité. Nous allons poursuivre notre stratégie de partenariats notamment avec American Express sur le paiement et avec Concur sur la gestion des notes de frais. Par exemple le partenariat avec Concur va permettre aux collaborateurs via Business Table de remonter directement les informations à leur entreprise et de gérer automatiquement la recuperation de la TVA. Nous avons déjà plus de 400 clients en France et nous souhaitons étendre notre couverture aussi bien sur le territoire national qu'en Europe.

Business Table vient d’annoncer une levée de fonds de 7 millions d’euros. Seventure Partners, acteur du financement de l’innovation, fait son entrée au capital aux côtés des investisseurs historiques. Les entreprises de restauration veulent optimiser les coûts, et sont de plus en plus attentives aux dépenses de leurs collaborateurs mais sont incapables de mettre en place un suivi rigoureux de ces dépenses sans augmenter leurs coûts de gestion administratifs.

Business Table répond à ce paradoxe en permettant aux entreprises de définir une politique claire de dépenses de restauration et d’en assurer le suivi de manière automatisée. Depuis 2012, l’entreprise a contracté avec plusieurs grands comptes. Business Table souhaite aujourd’hui accélérer les développements technologiques. Business Table compte plus de 30000 prestataires, dont 15 000 restaurants, 1 500 traiteurs et 14 000 hôtels et lieux partout en France. Cette solution permet aux entreprises de rationaliser la gestion des frais repas, grâce à un outil de réservation, de commande et de facturation. Pour développer son offre de services, Business Table a noué des partenariats avec American Express, Concur, Edenred et AirPlus. Parmi ses 400 clients, Business Table compte par exemple : La Poste, Veolia, Bayer, Estée Lauder, Orange…

La plate-forme française de réservation de repas d'affaires annonce ce jeudi une levée de fonds de 7 millions d'euros.
Eviter aux salariés de perdre du temps à remplir des notes de restaurant et aux entreprises des frais administratifs pour leur traitement. C'est la promesse de Business Table. Lancée en 2012, la start-up qui permet de gérer en ligne un repas d'affaires de la réservation jusqu'à sa facturation a suscité l'engouement d'investisseurs. Elle vient de boucler une troisième levée de fonds, de 7 millions d'euros. Seventure Partners et Entrepreneur Venture font leur entrée au capital, aux côtés des investisseurs historiques Amundi et Citizen Capital. Au total, la jeune pousse basée à Paris a levé 10 millions d'euros.

Business Table s'adresse aux salariés qui souhaitent organiser un rendez-vous client, un déjeuner de groupe ou encore un événement avec traiteur. La start-up compte plus de 400 clients, de grands groupes, comme La Poste, Orange et Estée Lauder, à des PME. Ils ont le choix entre plus de 30.000 prestataires (15.000 restaurants, 14.000 hôtels et lieux, et 1.500 traiteurs). Business Table promet aux entreprises qu'elles réaliseront une économie de plus de 30 % en rationalisant toute la chaîne de gestion. Plus de 2 millions de réservations ont été effectuées sur la plate-forme depuis son lancement.

La start-up parisienne, qui emploie 60 personnes, enregistrait 10 millions d'euros de chiffre d'affaires l'an dernier. Elle fonctionne sur un modèle freemium : la solution de base est gratuite mais les clients peuvent payer
- jusqu'à 5.000 euros par an - pour des fonctionnalités supplémentaires (dématérialisation totale, facturation centralisée, etc.). Pour développer son offre de services, Business Table a par ailleurs noué des partenariats avec American Express, Edenred, Concur - éditeur de solutions pour les notes de frais et déplacements professionnels - et AirPlus, un spécialiste de la gestion de voyages d'affaires.

Application mobile à venir
« Les premiers restaurateurs et traiteurs avec qui nous avons travaillé ont tout de suite vu l'intérêt de Business Table. Nos créneaux de réservation sont du lundi au vendredi midi, au moment où ils ont le plus besoin de remplissage » , souligne Mickaël Hadjadj, président fondateur de la jeune pousse et fils de restaurateur. « Et en discutant avec de grandes entreprises, en amont, je me suis rendu compte que la gestion du repas d'affaires était un vrai casse-tête. »

Ludovic Denis, associé chez Seventure Partners, commente : « Nous avons commandé des plateaux-repas avec leur solution. C'est extrêmement simple d'utilisation. Nous avons tout de suite été convaincus et été surpris que personne n'y ait pensé avant. »

Les fonds nouvellement levés par Business Table vont lui permettre de consolider son activité en France, de recruter une trentaine de personnes dans les douze prochains mois et de continuer à travailler sur la technologie pour garantir la meilleure expérience utilisateur. Ses équipes planchent sur une application mobile qui doit être lancée avant la fin de l'année.

Ces entreprises qui veulent simplifier le voyage d'affaires

Automatisation, personnalisation, prédiction sont les clefs du voyage d'affaires de demain.

Solutions globales pour organiser son voyage de A à Z, automatisation de la gestion des notes de frais ou encore prédiction du prix des billets d'avions dans le futur : zoom sur des sociétés qui souhaitent simplifier technologiquement le voyage d'affaires.

Les consommateurs de voyages d'affaires cherchent le gain de temps, la simplicité et avoir l'esprit toujours plus libre "Simplicité et efficacité : c'est tout ce que demande les entreprises du voyage d'affaires aujourd'hui ". Les mots de Michel Dinh, directeur général du réseau Havas Voyages, lors des universités d'été d'Air Plus, mardi 5 septembre 2017, reflètent la tendance actuelle du secteur. Les consommateurs de voyages d'affaires cherchent le gain de temps, la simplicité et avoir l'esprit toujours plus libre.

"Via la démocratisation des systèmes d'intelligence artificielle mais aussi du "machine learning", on assiste à une transformation invisible du voyage d'affaires" , décrypte de son côté Régis Pezous, directeur innovation produit chez Carlson Wagonlit Travel, qui voit dans l'automatisation, la personnalisation et la prédiction, les clefs de la technologie appliquées au voyage d'affaires de demain. Jeunes pousses ou grands noms, voici quelques applications récentes de ce phénomène. Alliance Biz Travel Depuis 2016, l'Alliance Biz Travel réunit des start-up autour du voyage d'affaires qui ont décidé de mutualiser leurs efforts pour proposer une solution globale. A l'heure actuelle, l'alliance compte 9 entreprises : Bird office, Hubtobee, MagicStay, SnapCar, AirRefund, TravelEnsemble, Business Table, Expensya et Roamin by Me. Une seule et même plateforme donc, proposant la location d'appartements, de salles de réunion, service de VTC, partage de taxi, organisation de repas d'affaires, indemnisation en cas de retards aériens, un réseau téléphonique portable ou encore un réseau social d'entreprise. AppZen Solution d'intelligence artificielle dédiée à l'automatisation des notes de frais , AppZen analyse les reçus de chaque employé, mais aussi les transactions par cartes de crédit ou encore les réservations de billets d'avion. Le but : automatiser la gestion des notes de frais et des dépenses dans une entreprise. Le logiciel détecte en outre les problèmes de fraude et de conformité. FlyR Cofondée par un Français, Jean Tripier, FlyR propose de mêler big data et prédictions analytiques pour aider les entreprises à acheter leurs billets d'avions. Le principe : anticiper le prix des billets pour permettre de les acheter aux meilleurs tarifs. Davantage tourné vers le BtoB, l'outil est vendu aux agences de voyages, tour-opérateurs et compagnies aériennes. FlyR crée également des produits pour TripAdvisor, Priceline ou Easyvoyage. Cette année, la jeune société a levé 8 millions de dollars pour continuer le développement de son outil, convainquant notamment Peter Thiel, co-fondateur de Paypal. WayBlazer La société développe des algorithmes de recommandations qui permettent aux entreprises de personnaliser leurs réservations de voyages. " Notre plateforme permet de fournir des produits de voyages personnalisés, contextuellement pertinents ainsi qu'un système de recherche axé sur le dialogue" , explique WayBlazer dans un communiqué de presse. Fondé par Terry Jones (Travelocity, Kayak.com) et Manoj Saxena (IBM Watson), WayBlazer a annoncé, le 5 septembre, une alliance avec Fareportal, maison développant notamment CheapOair et OneTravel.

La solution dispense également les collaborateurs d’avancer le montant des frais. - Shutterstock

Business case START-UP RH DISRUPTIVES 2/10. Business Table propose aux entreprises de gérer leurs frais de bouche. La plate-forme a également négocié des tarifs préférentiels avec les prestataires de restauration référencés.

Tel un invité de marque, le collaborateur peut quitter son repas d’affaires sans s’acquitter de la note. Une simple signature et la facture est directement adressée à l’entreprise. La solution, développée par la start- up Business Table, engendre des économies de plusieurs ordres. « D’une part, c’est un gain de temps pour l’usager, le traitement d’une note de frais nécessitant en moyenne une vingtaine de minutes » , rappelle Mickaël Hadjadj, président-fondateur de Business Table. Les gains sont également d’ordre pécuniaire. « L’entreprise peut réaliser jusqu’à 30 % d’économies, notamment grâce à la récupération de la TVA » , pointe- t-il. Autre poste de dépenses revu à la baisse : la facture elle-même. En effet, Business Table a négocié des tarifs préférentiels avec les prestataires de restauration référencés sur sa plate-forme.

Fondée il y a cinq ans, la start-up (qui a déjà réalisé plus de 2 millions de réservations et emploie 60 personnes) a immédiatement rencontré le succès. Parmi ses 350 clients, le groupe La Poste, Veolia, Orange, Estée Lauder, les laboratoires Bayer… « Nous avons des clients de tous secteurs : banque, luxe, audiovisuel, santé, conseil... » , détaille le dirigeant. Dans les organisations, les interlocuteurs de la start-up sont variés, de la direction générale à la direction administrative et financière (DAF), en passant par le service formation, la direction commerciale ou encore le responsable des achats. « Notre plate-forme permet d’intégrer la politique de dépense de la société ainsi que des circuits de validation. Par exemple, si un repas d’affaires avec un client ne doit pas excéder 60 euros, notre outil le prend en compte », précise Mickaël Hadjadj.

Une facturation centralisée

Côté collaborateur, la solution est largement plébiscitée car elle met fin à de nombreuses contraintes (perte de la note, facture effacée, etc.). Celui-ci évite la case « paperasse » et, surtout, il n’avance aucune somme.

« Dans certains cas, il arrive qu’un cadre dirigeant doive débourser plusieurs milliers d’euros en restauration chaque mois. Avec Business Table, il se contente de signer l’addition. Et la facture est automatiquement transmise à son employeur », explique Mickaël Hadjadj. Côté entreprise, la facturation est centralisée. Plus besoin de traiter, au cas par cas, les notes de frais de chaque membre des équipes, puisqu’une seule et même facture est envoyée par Business Table en fin de mois, pour l’ensemble des repas d’affaires qui ont été organisés. « On estime à 53 euros le coût de traitement d’une note de frais, notamment en termes de process. Désormais, il n’y a plus de démarche de remboursement de l’entreprise au salarié » , dit-il.

Business Table constitue également une plate-forme de réservation et de livraison de repas sur le lieu de travail. « Lorsque l’entreprise souscrit un contrat, elle dispose d’un mot de passe qui est transmis aux salariés. Ceux-ci ont la main, depuis la plate-forme, pour choisir parmi nos prestataires, partout en France », indique Mickaël Hadjadj. Business Table planche actuellement sur son développement à l’international. Dans le viseur : l’Espagne, l’Italie, l’Allemagne et la Grande-Bretagne.

Hyper connecté, hyper exigeant, le voyageur d'affaires du XXIe siècle veut du service, de la qualité, voire des prix abordables. Une exigence qui a un coût pour tous les acteurs - agences de voyages, établissements hôteliers, compagnies ferroviaires et aériennes, organisateurs de salons..., - obligés de s'adapter constamment, d'imaginer, d'innover et de soigner leurs prestations. Ne serait-ce que pour se démarquer de la concurrence.

Intelligence artificielle, blockcham (technologie de stockage et de transmission d'informations sans organe central de contrôle), paiement virtuel Bienvenue dans le monde des voyages d'affaires et de la technologie! Le numérique s'immisce partout. Apres le smartphone, l'ordinateur ou la tablette, voici venu la valise connectée pour s'enregistrer automatiquement a l'aéroport, les beacons, signaux émetteurs bluetooth qui repèrent automatiquement le passager dans une gare, et les chatbots, des « agents conversationnels » avec lequel le client peut dialoguer en ligne. Ou encore, la valise geolocalisable, les chaussures connectées et la réservation hôtelière par SMS en utilisant la messagerie instantanée Facebook Messenger. C'est un bouillonnement! Sur une planète qui se connecte à la vitesse grand V, forcément, le paysage des opérateurs bouge aussi ll y a les anciens, ceux qui dominent, ceux qui émergent, sans oublier les startups toujours prêtes à bondir pour offrir aux voyageurs un service pointu, voire des prix imbattables. Dans l'univers du voyage, « il y a eu la première révolution des agences, comme Expedia et Booking, qui ont cassé les prix avec la digitahsation au tournant des années 2000, et maintenant il y a une deuxième vague, avec des nouveaux qui ont déjà percé, comme Airbnb ou Liber », note Régis Pezous, directeur Product Incubation chez Carlson Wagonlit Travel (CWT) Dans ce monde hyper connecté, la demande de fluidité et de rapidité des clients est sans mesure Par exemple, « le besoin de bande passante pour le wifi double tous les 18 à 24 mois », témoigne ainsi Laurent Idrac, directeur des Systèmes d'information du groupe AccorHotels. Quand on parle à Laurent Idrac de la puissance de Bookmg com, il se refuse à considérer ce site de réservation comme un concurrent « Nous sommes sur Bookmg et ce qui compte c'est le choix des clients Quand on leur propose des services de qualité dans différents coins du monde, on les fidélise et on constate ensuite que certains d'entre-eux passent directement sur notre site pour réserver leurs prochains séjours », affirme-t-il. Pour autant, Bookmg ne désemplit pas Tout comme Airbnb. C'est pourquoi le groupe Accor a racheté fin 2015 les enseignes Fairmont, Raffles et Swissôtel, trois des plus beaux fleurons de l'hôtellerie de prestige, un créneau qui lui permet d'échapper a cette concurrence bon marche en ligne que ni Formule 1, ni Ibis, encore insuffisamment développé à l'international, n'arrivent à contrer. En se lançant dans le luxe, le groupe français se doit, en particulier, d'offrir un acces a un wifi plus rapide et de s'adapter aux nouveaux usages de la télévision par la clientèle. « À l'hôtel, les clients regardent de moins en moins la télévision En revanche, s'ils sont abonnés à Netfhx par exemple, ils vont vouloir regarder sur la télévision de leur chambre les séries et les films qu'ils regardent normalement sur leur smartphone », expose Pascal Guyon, chef de projet Technologies clients chez AccorHotels. Ce type de service est à l'heure actuelle en developpement chez Fairmont, maîs n'a pas encore trouvé de solution Chez AccorHotels com, le client international possède en moyenne 3,6 appareils, type smartphone, ordinateur, tablette, chargeur, etc... Un chiffre qui pourrait paraître anodin, maîs qui ne l'est pas, loin de là. Pour une chaîne hôtelière en l'occurrence, cela signifie offrir suffisamment de prises électriques et de prises USB notamment dans les chambres. Tous les hôtels n'en sont pas captables. Patron d'une PME d'une dizaine de collaborateurs, Lmguanomics a Paris, Xavier Burgos Hauchart n'a pas ce type de souci en tête, A l'étranger, il se déplace uniquement avec son smartphone et un ordinateur portable. Pas de tablette. Joint par Le Moa à Tokyo, lors d'un déplacement en Corée du Sud et au Japon, le fondateur de l'agence parisienne de marketing numérique multilingue explique être passé par le site en ligne Agoda pour réserver ses nuits d'hôtel. Pour ce qui est de ses billets d'avion, il dispose d'une carte de fidélité Elite de la compagnie aérienne Korean Air Lines (KAL), membre de l'alliance Sky Team. Quant a son hébergement, il n'hesite pas à faire appel à Airbnb, le leader mondial de la location de vacances, à qui les hommes d'affaires, notamment dans les PME, n'hésitent pas à faire appel. 

À l'image de Lmguanomics, nombre de PME favorisent les solutions les moins coûteuses. Cependant, tout en recherchant de bons prix, les voyageurs d'affaires apprécient un certain confort, surtout quand ils travaillent au grand export. L'Asie est, certes, un continent, une région passionnante, maîs aussi déroutante Et pour cause, déjà la langue est difficile à saisir. Ainsi, pour lire les menus des restaurants asiatiques, Xavier Burgos Hauchart recourt a l'application Google Traduction sur son smartphone Et puis pour s'assurer de disposer constamment du wifi, au Japon, ce dirigeant s'est doté d'un Pocket wifi, « un petit combiné avec écran que je trimballe dans mon sac et qui est très utile pour disposer du wifi en permanence », se felicite-t-il. Le Pocket wifi est une solution pour voyager connecte en mobilité dans 160 pays, proposée aussi par la société française Roaming by me. Celle-ci est une des neuf startups de l'Alliance Biz Travel, avec Expensya (solution web et mobile de gestion de frais professionnels), Hubtobee (plateforme d'entreprise de mise en contact entre collègues en deplacement), MagiccStay (plateforme de réservation d'appartements), TravelEnsemble (plateforme interentreprises de partage de trajets professionnels en taxi), SnapCar (voitures avec chauffeur), AirRefund (indemnisation des passagers), Bird Office (location de salles de réunion) et Business Table (repas d'affaires) Ce groupe d'entreprises affiche sa volonté de fournir des prestations à coûts réduits. Ces nouvelles offres incessantes condamnent les grands opérateurs à innover et même à anticiper les innovations Carlson Wagonlit Travel a ainsi lancé en 2013 ('application intelligente CWT to go Comme toutes les Travel Management Companies/TMC (Opodo, American Express, Travel Planet, Havas Voyage, BCG Travel, FCM Travel...), CWT est confronté à la difficulté de concilier le besoin exprimé par « son client principal », explique Régis Pezous, qui est généralement le directeur financier d'une entreprise, toujours soucieux des coûts et de la sécurité des salariés, et l'utilisateur direct dans la societé, qui « veut plus de liberté, plus de facilité » Ce client final, en quelque sorte, est un voyageur habituel, avec 2 à 3 voyages en moyenne par an et disposant de toute une série d'outils numériques, notamment le smartphone à 100 %, voire plus quand il possède plusieurs mobiles. Pour les séduire et les satisfaire à la fois, il faut aux TMC offrir de la valeur, par exemple, proposer un service en ligne de modification des billets d'avion « C'est compliqué, il y a souvent des erreurs », remarque Régis Pezous. Pour se hisser au niveau de la demande, l'agence américaine n'a pas hésité à acquérir en 2012 la startup israélienne World Mate spécialisée dans la gestion des itinéraires. En lançant a sa suite l'application mobile CWT to go, elle a pu offrir toute une série d'informations générales: itinéraires, gestion du profil, réception de notifications, cartes... Service qui a ensuite été étendu en 2015 à la réservation d'hôtels sans frais et aujourd'hui la TMC travaille à la réservation des billets d'avion. De son côté, Accor a annoncé, d'abord, en octobre 2014, un programme de transformation digitale de 225 millions d'euros suivi en 2015 par le lancement d'une application unique AccorHotels.com pour accroître le téléchargement sur mobile et proposer une large gamme de services en un point unique. « Une application unique pour toutes nos marques, c'était en 2015, commente Laurent Idrac, avec à la clé la possibilité de créer de l'adhésion à toute la panoplie de nos services, allant de la réservation d'un taxi à la commande d'un room service, en passant par le pré-check in la veille du départ et l'express check out, validé en un clic et faisant, ensuite, l'objet d'une facture envoyée directement au client par mail ».

François Pargny

La nouvelle réglementation sur les taux d'interchange, décidée par l'Union Européenne, va-t-elle rebattre la donne dans l'organisation des solutions de paiement corporate 9 C'est probable Et surtout cela ne pourrait qu'accélérer le mouvement de centralisation autour des cartes logée et virtuelle. Par Arnaud Deltenre.

Quelle politique adopter face à la baisse des commissions d'interchange décidée par l'Union Européenne afin de faciliter les paiements par carte, y compris pour de petits montants ? Avec l'entrée en vigueur, fin 2015, d'une nouvelle réglementation fixant a 0,28 % le taux des commissions relatives aux règlements par cartes de credit débitées sur le compte des collaborateurs, contre 1,5 % auparavant, les acteurs des solutions de paiement corporate se sont retrouves face a un cas de conscience Faut-il ne rien changer a ses tarifs 9 Ou se montrer plutôt accommodant, mais néanmoins revoir ses conditions 9 Ou faut-il faire porter cette baisse de revenu par les clients f Une autre stratégie est aussi envisageable, celle de pousser les sociétés vers des cartes de credit a debit sur le compte de l'entreprise, celles-ci sortant du champ de la réglementation et conservant un taux d'interchange plus élevé. Ce qui, en passant, permet aux établissements financiers de récompenser leurs clients en leur reversant une partie de ces commissions à travers des remises annuelles. Parmi les tenants d'une ligne dure, Air-Plus a introduit des frais compris entre 1,09 % et 1,19 % pour chaque transaction effectuée en Europe, hors retrait d'argent, dans les pays où elle émet ses cartes de credit Travel Expense, c'est a dire en Allemagne et au Royaume-Uni En conséquence, le nombre de cartes plastiques distribuées par le spécialiste allemand a reculé de 22%, un repli largement com­ pensé par la montée en puissance de ses solutions de paiement dématérialisé.

À la différence d'AirPlus, dont le voyage d'affaires est l'unique secteur d'activités, les grandes banques entretiennent des relations diverses et variées avec les entreprises et de ce fait ont été partisanes d'une méthode plus douce. "Certes, avec la modification de la réglementation euro­péenne sur les interchanges, nous avons dû revoir à la hausse notre tarification sur le service de cartes corporate avec débit sur le compte du collaborateur, mais avec des conditions qui restent très compétitives sur le marché  européen, décrit  Laurent Sautré, responsable cartes commerciales de BNP Paribas. Et Laurent Sautré d'ex­pliquer l'une des raisons principales de cette politique: "L'objectif étant de pou­ voir conserver et développer cette offre de services pour nos clients dans l'ensemble des pays où nous la proposons, avec par exemple le lancement de la carte corporate en Allemagne ce mois-ci." Pour sa part, la Société Générale a conservé des tarifs identiques,"que les clients choisissent le débit compte entreprise ou le débit compte collaborateur, explique Élodie Trouil­laud, responsable des offres cartes de la banque française. Même si, souligne-t­ elle, "les conditions de rentabilité de ces deux options sont différentes." La banque française a majoritairement distribué à ses clients des cartes co-badgées avec CB, déjà soumises à un interchange de 0,28%, même si elle a aussi  lancé  une carte corporate uniquement Mastercard. "L'impact de la nouvelle réglementation sur notre offre cartes affaires est donc moins important que si les cartes corpo­rate MasterCard ou Visa "only" avaient représenté 100%  de notre  parc", estime Élodie Trouillaud.

A BON COMPTE

Il ne fait pas de doute que cette problé­matique passe largement au-dessus de la tête de la quasi-totalité des voyageurs d'affaires, qui attendent avant tout de leur employeur des moyens de paiement efficaces pour faire face aux dépenses inhérentes à leurs déplacements. Cependant, elle pourrait les toucher plus directement qu'il n'y paraît... En effet, de nombreuses entreprises, en France surtout, privilégient le débit des frais professionnels sur le compte de leurs collaborateurs afin  de mieux les res­ponsabiliser quant à ces dépenses. Dépenses qui, sur la foi des notes de frais, sont bien évi­demment remboursées au voyageur avant même qu'elles ne soient prélevées par leur banque. Pour autant, avec la nouvelle réglementation, les habitudes pourraient changer.

"Parmi nos nouveaux clients, certains se sont tournés directement vers le débit compte entreprise", remarque Laurent Sautré, chez BNP Paribas. "On commence à voir les entreprises migrer vers le 'corporate pay"',constate également Jean-Charles Sarrasin, vice-président cartes commer­ciales de Citi. La banque américaine, qui propose essentiellement des cartes à débit compte entreprise, offre aussi des cartes débitées sur le compte du collaborateur, mais où l'entreprise est responsable des paiements. "Par exemple, si, pour x raisons, le voyageur ne nous paie pas au bout d'un certain temps, c'est à l'entreprise de régler la facture·: explique Jean-Charles Sarra­ sin. Pour les entreprises ayant décidé de garder un programme de cartes  débitées sur le compte du collaborateur, des frais de gestion sont facturés à l'entreprise au regard du changement de modèle économique."

Si le débit sur le compte de l'entreprise commence à avoir les faveurs des sociétés, le changement de modèle pourrait-il être encore plus radical avec une forme d'aban­don des programmes de carte corporate?

Commentant la baisse de son offre de cartes corporate. Patrick Diemer, PDG d'AirPlus, explique que certains de ses clients sont partis du constat qu'avec les solutions de paiement centralisé, telles la carte logée et la carte virtuelle, elles cou­vraient déjà une grande part des dépenses voyages en amont. Et de ce fait, qu'elles pouvaient se reposer sur leurs collabo­rateurs pour payer les frais restants avec leur carte personnelle. Charge, bien sûr, à l'entreprise de les rembourser ou d'avan­cer les frais. Cette tendance pourrait-elle gagner la France? Pas si sûr, d'autant que le débit compte collaborateur a toujours ses adeptes, comme le constate Elodie Trouillaud qui avoue "recevoir beaucoup de demandes " Quoi qu'il en soit, I'évolution des stratégies concernant les cartes corporate devrait avoir une autre conséquence, celle de voir I'essor des solutions de paiement centralisé se poursuivre Parmi elles, la carte logée est déjà largement installée dans le paysage, privilégiée par 62 % des entreprises selon AirPlus Toujours d'après le spécialiste allemand, elle est utilisée dans 68% des cas pour régler les billets d'avion suivi du tram (18%) de l'hôtellerie (8 %) et des locations de voiture (2 %) Elle a pour elle des atouts que les gestionnaires des politiques voyages connaissent bien un processus de réservation simplifié en étant hébergée au sein des outils des grandes agences de voyages d'affaires, un suivi optimal des dépenses avec des données de niveau III, ainsi qu'une integration fluide dans les principaux logiciels de gestion de l'entreprise.

DE PLUS EN PLUS VIRTUEL

Avec des avantages similaires a la carte logée - integration dans les outils de réservation, reporting précis, contrôle à priori sur les dépenses -, la carte virtuelle a usage unique a permis aux entreprises de faire un nouveau pas en avant dans la centralisation des paiements Solution lancée il y a une petite dizaine d'années par American Express avec son offre vPayment, puis adoptée par AirPlus sous le nom d'AIDA et par BNP Paribas, la carte virtuelle se fonde sur la génération à la demande d'un numéro virtuel de carte a 16 chiffres pour faciliter les achats en ligne. Elle s'est imposée dans le paysage en palliant les limites de la carte logée qui, par exemple, n'est pas acceptée par les compagnies low cost, les agences de voyages en ligne et de nombreux hôtels. Du côte d'AirPlus, 40 % des entreprises réalisent un paiement sur cinq a l'aide d'une carte virtuelle Pour plus de la moitié des transactions, celle ci est utilisée pour des réservations d'hôtel effectuées par I'agence de voyages ou une plate-forme de réservation pour la billetterie aérienne low cost a hauteur de 23 %, mais aussi, dans 24 % des cas, pour les dépenses MICE "La carte virtuelle est un bon moyen pour organiser les déplacements des voyageur, occasionnel et pour régler des dépenses exceptionnelles dans le cadre d'événements", dit Julie Troussicot, directrice France dAirPlus. Elle contribue à donner aux entreprises de la visibilité sur tout un volume de dépenses encore assez flou, tout en encadrant les frais engagés pour la tenue des séminaires et conférences. Avec la multiplication des solutions, les entreprises se voient aujourd'hui proposer tout un panel de produits a même de couvrir I'intégralité de leurs dépenses voyages.

"BNP Paribas a maintenant une approche globale des dépenses de voyage d'affaires ce qui nous permet proposer un package "Business Travel Solutions" intégrant les cartes corporate, logée et virtuelle. Bien entendu, le client choisit dans cette gamme les moyens de paiement dont il a besoin", remarque Laurent Sautré. La banque française fait en effet partie de ces acteurs qui, comme American Express, Citi ou AirPlus, disposent d'une gamme très étoffée. A ceux-ci pourrait bientôt s'ajouter la Société Générale qui vient de lancer officiellement une carte logée disposant du réseau d'acceptation Mastercard "Nous sommes un des leaders en France en ce qui concerne les cartes corporate et il était important d'avoir une réponse complète pour nos clients. On voit que les appels d'offres portent de plus en plus sur l'association de cartes corporate et logée ', explique Elodie Trouillaud Encore à ses débuts la solution devrait s'étoffer progressivement.

START-UPS INNOVANTES

Pour accroitre la portée de leurs solutions dématénalisées, les établissements financiers travaillent à étendre leur acceptation à d'autres acteurs, en particulier à des nouveaux entrants comme Airbnb ou Uber qui se sont rapidement fait une place de choix dans les déplacements professionnels "II faut laisser toutes les options ouvertes a nos clients et ne pas limiter leur choix parce que nous ne sommes pas interfaces avec untel ou untel" remarque Pierre-François Brezes, vice-président et directeur général d'American Express Cartes et Solutions Corporate. De ce fait, Amex s'est rapproche d'Airbnb et de l'alliance Biz Travel un groupement de start up qui compte parmi ses membres la plate-forme de réservation de restaurant Business Table ou le spécialiste de l'hébergement long séjour Magic Stay. Tout en fluidifiant le processus de réservation ces partenariats permettent surtout de consolider les dépenses réalisées par ces acteurs innovants "C'est le commencement pour réduire les couts , estime Julie Trous sicot Partant de ce constat, AirPlus s'est pour sa part allié à BizMeeting, Snapcar, Business Table et Airbnb, en attendant liber et des spécialistes du secteur MICE. En parallèle, la société allemande ouvre ces solutions de paiement aux parkings. En plus d'être désormais acceptée par le "voiturier" business Ector, la carte logée d'AirPlus pourrait bientôt servir à payer le stationnement dans les aéroports européens comme elle le fait déjà à Francfort. Cette filiale de Lufthansa discute avec les hubs pour trouver le modèle adéquat concernant le stationnement à proximité des aéroports. Que de plus en plus de frais soient réglés en amont des déplacements, sans même que le voyageur s'en aperçoive, participe à l'émergence du "paiement invisible", comme l'appelle le PDG d'AirPlus. "On continuera bien sûr à payer, mais sans sortir sa carte de son portefeuille, ni même entrer son numéro dans un ordinateur", pense Patrick Diemer qui prévoit la disparition de la carte plastique "d'ici cinq ans. À cette date, les factures papier auront aussi disparu et seront directement intégrées dans les ERP des entreprises." C'est dans cet esprit qu'AirPlus travaille à d'autres solutions comme Dine & Go, qui permet de régler les additions depuis un smartphone, ou la plate-forme mobile de gestion des notes de frais AirPlus Connect. En contrepoint, Laurent Sautré met en garde contre la tendance à trop vouloir centraliser les frais de déplacement. "A force, on ne contrôle plus aussi bien les dépenses, tempère le responsable cartes commerciales de BNP Paribas. Par exemple si un voyageur réserve un hôtel ou une voiture et qu'ensuite sa mission est annulée, il peut oublier de demander l'annulation de ces réservations puisqu'il n'est pas directement impacté. Au final, c'est le no show qui est payé par l'entreprise et pas par le collaborateur. Il y a là un risque avec cette perte de la responsabilisation du collaborateur." Si le paiement "invisible" s'inscrit dans la digitalisation croissante des solutions, le paiement sans contact, passé quasiment dans les moeurs des consommateurs, n'est pas encore d'actualité pour les voyageurs d'affaires. Probablement parce que la limitation des paiements par acte sans contact à 20 euros en réduit la portée dans un usage professionnel. "Sur la vingtaine d'appels d'offres que nous avons récemment reçus, il n'y avait aucune demande à ce sujet", remarque Laurent Sautré. "Ce n'est pas très demandé, reconnaît également Jean-Charles Sarrasin. Mais nous allons lancer une phase pilote en Europe, car c'est dans l'air du temps. Les consommateurs l'utilisent déjà avec leur carte personnelle." Cette politique volontariste est aussi celle adoptée par American Express. "Dans sa vie de tous les jours, le voyageur d'affaires est habitué à avoir une expérience très digitale, souligne Pierre-François Brézès. Aussi il n'acceptera pas d'avoir dans sa vie professionnelle des processus qui sont anciens. Même s'il n'y a pas de demande explicite des entreprises, nous pensons qu'il est important d'équiper les voyageurs en cartes sans contact. On y travaille avec un lancement à court terme."

PAS ENCORE MOBILE

Loin d'être aussi banalisé que le sans contact, le paiement mobile en est encore à ses balbutiements, mais il a lui aussi vocation à se développer tôt ou tard dans la sphère professionnelle. "Société Générale propose depuis fin janvier l'offre Paylib sans contact permettant de régler avec un smartphone les achats du quotidien, dit Elodie Trouillaud. Pour l'instant, elle est limitée à la clientèle privée, mais avec le développement du paiement mobile elle sera peut-être un jour proposée aux entreprises." Cependant, il n'est pas nécessaire pour les banques de trop se presser : lors d'une conférence avec ses clients, Citi a fait un sondage auprès d'eux concernant le paiement mobile. "Une majorité de non s'est dégagée, remarque Jean-Charles Sarrasin. Cependant, nous restons attentifs à l'évolution de cette solution qui connaît un développement rapide en Afrique et en Chine et qui pourrait intéresser les voyageurs se rendant fréquemment dans ces pays. Nous croyons que cette solution ne remplacera pas la carte plastique à court terme, à cause d'une acceptation relativement limitée, mais sera utilisée en parallèle." L'émergence du paiement mobile passerait-elle par les pays émergents ?

Concur va organiser son 4ème re ndez-vous annuel Fusion Exchange Paris le 29 octobre 2017. Cet événement 2017, lieu de rencontre et d’échange avec les clients, partenaires et collaborateurs du spécialiste de la gestion de notes de frais, aura pour thématique "l’Adoption et l’Expérience Utilisateur"". Concur Exchange Paris 2017 aura pour thématique l’Adoption et l’Expérience Utilisateur L’utilisateur d'aujourd'hui teste, compare et adopte les solutions qui répondent à ses besoins. Sur ce constat, Concur a décidé de faire de " l’Adoption et l’Expérience Utilisateur " sa thématique 2017. Les sujets d’actualité seront également abordés comme la dématérialisation des justificatifs papiers, les impacts de la norme NDC sur les politiques Voyage, le devoir de protection des salariés… L’événement se déclinera en deux temps forts : L’Université #ConcurFXP : une matinée dédiée aux clients avec des sessions animées par les experts Concur pour exploiter toute la valeur d’une solution Travel & Expense intégrée. Le Forum #ConcurFXP : ouvert l’après-midi aux clients et futurs clients pour découvrir les solutions et nouveautés Concur notamment au travers de tables rondes clients. Airbnb, AirPlus International, American Express Global Corporate Payments, Axys, BCD Travel, Business Table, HRS, Selectour Afat Bleu Voyages, TVA Conseil, VATBox, VISEO et VoyagExpert sont les partenaires de Concur Fusion Exchange Paris 2017 Où et quand ? : le 19 octobre 2017 au Pavillon d’Armenonville à Paris Les inscriptions sont ouvertes. Les badges peuvent être réservés via ce lien.

Business Table va jouer les livreurs : la société de la gestion des repas d’affaires a conclu un partenariat avec le spécialiste de la livraison de déjeuner en entreprise Nestor. Cet accord permettra aux clients de Business Table de voir leur repas livré au bureau en 13 minutes en moyenne. Business Table a noué un partenariat avec Nestor pour permettre à ses clients de bénéficier du service du spécialiste de la livraison de déjeuner en entreprise. Le chef et sa brigade de Nestor proposent chaque midi sur Paris et la proche banlieue un menu unique et différent. Préparé avec des produits frais, il est proposé à 15 euros. "Nous veillons en permanence à apporter le meilleur des services à nos clients, notre très large gamme de prestations livrées est encore renforcée grâce au partenariat signé avec Nestor, qui permet aux entreprises de commander leur déjeuner à la dernière minute et d’être livrées en 13 minutes en moyenne. Une solution pour déjeuner sainement et rapidement et cela même à la dernière minute" , explique Mickaël Hadjadj, président fondateur de Business Table. "La clientèle traditionnelle de Nestor se concentrait essentiellement sur les "particuliers en entreprise", notamment pour tous les salariés qui n'ont pas de cantine. Depuis près d'un an, le segment des plateauxrepas, des réunions et de tous les événements organisés par les entreprises au déjeuner est un vrai vecteur de croissance pour notre service. Avec Business Table, nous entendons confirmer cette tendance et ériger la restauration d'affaire comme un domaine stratégique pour notre développement" , ajoute Sixte de Vauplane, CEO de Nestor.

A l'un, l'élargissement de sa clientèle ; à l'autre une proposition nouvelle à apporter à ses repas d'affaires. Nestor, spécialiste de la livraison de déjeuner en entreprise, et Business Table, plateforme regroupant un choix de 15 000 restaurants et et 1500 traiteurs en France, s'associent pour proposer aux clients de Business Table une offre de repas livré en 13 minutes en moyenne. La proposition est celle de Nestor, chaque jour un menu unique et différent, préparé à partir de produits frais, à 15 euros. « Notre très large gamme de prestations livrées est encore renforcée grâce au partenariat signé avec Nestor, se félicite Mickaël Hadjadj, président fondateur de Business Table. Une solution pour déjeuner sainement et rapidement et cela même à la dernière minute.»

Le premier quotidien du voyage d''affaires et des déplacements professionnels. Depuis de nombreuses années, les entreprises travaillent sur la dématérialisation de l''ensemble de leurs flux. Cela s''explique pour des raisons de rapidité de traitements, d''amélioration de la relation clients, de réduction des coûts de processus et écologiques. Quid du voyage d''affaires dans cette démarche ? Il lui a emboîté le pas mais certains éléments, notamment la note de frais, restent un peu en panne. Les explications de notre nouveau chroniqueur, Julien Chambery Fondateur et CEO de CBT Conseil. Julien Chambert, CBT Conseil Dans les entreprises, les fonctions financières ont été les premières impactées avec la suppression du papier pour les ordres de virements, facilitant la comptabilité, puis le mouvement s''est rapidement étendu à d''autres fonctions comme les achats.

L''industrie du voyage n''est pas en reste car elle traite des flux dématérialisés depuis de nombreuses années. En l''espèce, l''industrie fait même partie des pionniers des échanges de flux électroniques. lATAa mis en place la facturation électronique entre les compagnies il y a une trentaine d''années. Il est d''ailleurs intéressant de voir que l''ensemble des acteurs du voyage vous proposent la dématérialisation complète des flux liés à un déplacement professionnel. De la commande jusqu''à la note de frais, en passant par le titre de transport lui même, sans oublier les paiements !

La dématérialisation... un mot complexe qui cache quoi exactement ? Lorsque j''évoque la dématérialisation, mes interlocuteurs pensent le plus souvent à la facture. C''est effectivement l''une des briques, mais en matière de mobilité, le sujet est beaucoup plus vaste. Digitaliser, supprimer le papier est plus compliqué que la seule dématérialisation des factures. C''est l''ensemble des processus d''achats qu''il convient de revoir, de réfléchir autrement. Malgré l''effort que cela constitue, cela représente de nombreux avantages et une mise en oeuvre relativement simple. L''un des principaux avantages de la dématérialisation réside dans la réduction des coûts de processus. Un déplacement en France génère en moyenne 6 factures entre les titres de transports, les taxis, l''hôtel, et les repas Une grande partie passe par la note de frais, mais rien que la billetterie et l''hôtellerie génèrent une quantité très importante de factures (pour de petits montants, en comparaison d''autres familles d''achats). Cela représente des ramettes entières de papier qu''il faut imprimer et envoyer d''une part, valider, traiter, comptabiliser et archiver pendant 10 ans d''autre part... Bien que ce flux soit le plus complexe, seules quelques étapes suffisent à sa digitalisation. Les principales agences de voyages savent vous proposer des flux électroniques de factures, admis par l''administration fiscale Cela se fait souvent par l''envoi d''un fichier pdf signé en lieu et place d''une facture papier (ou un flux structure, valable pour de très grands volumes). Ces fichiers sont également stockés dans un coffre fort électronique pendant la durée légale de conservation. Faites attention à ce que ce coffre électronique soit ouvert au nom de votre entreprise et non pas de l''agence de voyage... cela facilite la continuité en cas de changement de prestataire. C''est la partie la plus complexe à dématérialiser, qui nécessite de choisir un prestataire de confiance et une gestion de projet. Quelles sont les autres parties faciles à dématérialiser ? Globalement, tout peut être dématérialisé sans effort. Outre la facture, le flux comptable peut l''être aussi. Parfois appelé EDI, fichier structure, .. des noms savants qui cachent souvent un fichier « plat » au format simple, prêt à être importé dans votre système comptable ! Il suffit juste de définir vos besoins avec vos prestataires. Le paiement aussi est de plus en plus dématérialisé. Les derniers exemples sont Liber (et consorts pour les VTC), Airbnb ou MagicStay (hébergement), Ector (parking), Business Table (restaurants), Eelway (transfert des bagages)... Vous réservez et payez en ligne et recevez votre facture électronique. Et recevez également en fin de mois un relevé d''opérations pour faciliter le contrôle... Même Le check-m à l''hôtel ou à l''aéroport se fait à distance aussi par voie électronique... Ce sont donc toutes les étapes du déplacement qui suivent la tendance...

Et l''utilisateur final ?

Cette dématérialisation généralisée doit se faire en tenant compte du voyageur et sans oublier de le placer au centre de vos réflexions. Super simple et innovante pour les voyageurs fréquents, la dématérialisation totale peut effrayer et générer du stress pour vos voyageurs occasionnels. Il convient de leur expliquer et partager des astuces.

Un billet électronique, c''est pratique… mais comment faire si je n''ai plus de batterie sur mon téléphone ?

Quelles sont les différences entre un billet électronique et un e-billet à la SNCF (si si il y en a une I dans un cas... il faut du papier pour monter a bord !!)

Sans billet, sans papier, comment trouver l''adresse de mon hôtel et l''ensemble de mon itinéraire ? Il y a bien des applications, assistants personnels qui peuvent vous aider, mais encore une fois vais je télécharger une application si je ne me déplace que très occasionnellement et si personne ne m''explique ?

C''est à mon sens important de réfléchir à supprimer le papier sur la totalité du processus, mais il est primordial de ne pas oublier ses voyageurs et surtout les occasionnels (statistiquement les plus nombreux au sein d''une entreprise).

Pour ce faire, travaillez avec vos partenaires sur la génération d''un document de synthèse, facile à conserver sur son smartphone (même sans accès à la data en situation de mobilité). Ce document pourra contenir les informations du déplacement mais aussi des rappels de la politique voyages, numéro d''assistance et d''assurance,. .La note de frais... point faible de la dématérialisation totale ?

Précédemment, j''évoquais le fait que tous les flux peuvent être dématérialisés en situation de mobilité, soit directement, soit via la note de frais. Je le nuance simplement sur la partie des justificatifs de la note de frais. Les meilleures applications permettent le scan des justificatifs (et la réconciliation automatique avec la carte affaires).

Mais nos lois n''évoluent pas aussi vite que nos pratiques. Aussi les textes de lois stipulent qu''un justificatif doit être conserve sous sa forme originale. Donc une note de restaurant émise au format papier, même scannée, doit être conservée au format papier. Le scan n''a pas encore de valeur selon l''URSSAF.

Heureusement, les choses changent ! De nouveaux textes de lois (et décrets) permettent plus de souplesse et fixent les modalités de numérisation des factures papier (art. Ll 02.B du livre des procédures fiscales).

Cela concerne particulièrement les entreprises assujetties à la TVA. Mais les organisations publiques vont bientôt être tenue de passer à la dématérialisation des flux.

D''autres pays d''Europe ont déjà validés les scans de justificatifs.

En attendant, il est toujours possible de se « débarrasser » de la corvée de l''archivage des justificatifs de notes de frais en sous-traitant cette activité (et pourquoi pas auprès d''entreprises adaptées qui permettent en plus des économies sur la taxe AGEFIPH).

En synthèse

Tout le processus peut être dématérialisé, depuis la commande jusqu''à la note de frais. Les nouveaux acteurs sont d''ailleurs particulièrement actifs. L''archivage des justificatifs papiers reste le bémol, mais l''Etat fait évoluer les lois Pratique, économique et écologique, la digitalisation des flux présente de nombreux avantages. Pour autant, il convient de bien communiquer avec ses voyageurs pour leur expliquer et les accompagner.

Dématérialiser ses flux est relativement simple, mais nécessite une réelle stratégie car de nombreuses

Directions sont impactées. Pour certains flux, une gestion de projet et quelques précautions sont à prendre, en raison des impacts liés aux durées de conservation des documents et aux impacts comptables et humains.

Julmien Chambert,

Fondateur - CEO de CET Conseil

CST Conseil est une société spécialisée dans l''accompagnement des entreprises sur les domaines de la mobilité. Elle est également compétente en matière de gestion de projets et toutes les problématiques liées à la finance et gestion d''entreprise.

CST Conseil

29-31 rue des entrepreneurs

78420 Carrières sur Seine

Tél.: +33 (0)1 85 39 05 44

mfo@cbtconseil.fr  

Depuis de nombreuses années, les entreprises travaillent sur la dématérialisation de l’ensemble de leurs flux. Cela s’explique pour des raisons de rapidité de traitements, d’amélioration de la relation clients, de réduction des coûts de processus et écologiques. Quid du voyage d'affaires dans cette démarché ? Il lui a emboité le pas mais certains éléments, notamment la note de frais, restent un peu en panne. Les explications de notre nouveau chroniqueur, Julien Chambert, Fondateur et CEO de CBT Conseil.

Julien Chambert, CBT Consei

Dans les entreprises, les fonctions financières ont été les premières impactées avec la suppression du papier pour les ordres de virements, facilitant la comptabilité, puis le mouvement s’est rapidement étendu à d’autres fonctions comme les achats.

L’industrie du voyage n’est pas en reste car elle traite des flux dématérialisés depuis de nombreuses années. En l’espèce, l’industrie fait même partie des pionniers des échanges de flux électroniques. IATA a mis en place la facturation électronique entre les compagnies il y a une trentaine d’années.

Il est d’ailleurs intéressant de voir que l’ensemble des acteurs du voyage vous proposent la dématérialisation complète des flux liés à un déplacement professionnel. De la commande jusqu’à la note de frais, en passant par le titre de transport lui même, sans oublier les paiements !

La dématérialisation… un mot complexe qui cache quoi exactement ?

Lorsque j’évoque la dématérialisation, mes interlocuteurs pensent le plus souvent à la facture. C’est effectivement l'une des briques, mais en matière de mobilité, le sujet est beaucoup plus vaste. Digitaliser, supprimer le papier est plus compliqué que la seule dématérialisation des factures. C’est l’ensemble des processus d’achats qu’il convient de revoir, de réfléchir autrement.

Malgré l'effort que cela constitue, cela représente de nombreux avantages et une mise en œuvre relativement simple.

L'un des principaux avantages de la dématérialisation réside dans la réduction des coûts de processus.

Un déplacement en France génère en moyenne 6 factures entre les titres de transports, les taxis, l’hôtel, et les repas. Une grande partie passe par la note de frais, mais rien que la billetterie et l’hôtellerie génèrent une quantité très importante de factures (pour de petits montants, en comparaison d’autres familles d’achats).

Cela représente des ramettes entières de papier qu’il faut imprimer et envoyer d’une part, valider, traiter, comptabiliser et archiver pendant 10 ans d’autre part…

Bien que ce flux soit le plus complexe, seules quelques étapes suffisent à sa digitalisation.

Les principales agences de voyages savent vous proposer des flux électroniques de factures, admis par l’administration fiscale. Cela se fait souvent par l’envoi d’un fichier pdf signé en lieu et place d’une facture papier (ou un flux structuré, valable pour de très grands volumes). Ces fichiers sont également stockés dans un coffre fort électronique pendant la durée légale de conservation.

Faites attention à ce que ce coffre électronique soit ouvert au nom de votre entreprise et non pas de l’agence de voyage… cela facilite la continuité en cas de changement de prestataire.

C’est la partie la plus complexe à dématérialiser, qui nécessite de choisir un prestataire de confiance et une gestion de projet.

Quelles sont les autres parties faciles à dématérialiser ?

Globalement, tout peut être dématérialisé sans effort. Outre la facture, le flux comptable peut l’être aussi. Parfois appelé EDI, fichier structuré,… des noms savants qui cachent souvent un fichier « plat » au format simple, prêt à être importé dans votre système comptable ! Il suffit juste de définir vos besoins avec vos prestataires .

Le paiement aussi est de plus en plus dématérialisé. Les derniers exemples sont Uber (et consorts pour les VTC), Airbnb ou MagicStay (hébergement), Ector (parking), Business Table (restaurants), Eelway (transfert des bagages)… Vous réservez et payez en ligne et recevez votre facture électronique. Et recevez également en fin de mois un relevé d’opérations pour faciliter le contrôle… Même Le check-in à l’hôtel ou à l’aéroport se fait à distance aussi par voie électronique…

Ce sont donc toutes les étapes du déplacement qui suivent la tendance…

Et l’utilisateur final ?

Cette dématérialisation généralisée doit se faire en tenant compte du voyageur et sans oublier de le placer au centre de vos réflexions.

Super simple et innovante pour les voyageurs fréquents, la dématérialisation totale peut effrayer et générer du stress pour vos voyageurs occasionnels. Il convient de leur expliquer et partager des astuces. Un billet électronique, c’est pratique… mais comment faire si je n’ai plus de batterie sur mon téléphone ?

Quelles sont les différences entre un billet électronique et un e-billet à la SNCF (si si il y en a une ! dans un cas… il faut du papier pour monter à bord !!)

Sans billet, sans papier, comment trouver l’adresse de mon hôtel et l’ensemble de mon itinéraire ? Il y a bien des applications, assistants personnels qui peuvent vous aider, mais encore une fois… vais je télécharger une application si je ne me déplace que très occasionnellement et si personne ne m’explique ?

C’est à mon sens important de réfléchir à supprimer le papier sur la totalité du processus, mais il est primordial de ne pas oublier ses voyageurs et surtout les occasionnels (statistiquement les plus nombreux au sein d’une entreprise).

Pour ce faire, travaillez avec vos partenaires sur la génération d’un document de synthèse, facile à conserver sur son smartphone (même sans accès à la data en situation de mobilité). Ce document pourra contenir les informations du déplacement mais aussi des rappels de la politique voyages, numéro d’assistance et d’assurance,…

La note de frais… point faible de la dématérialisation totale ?

Précédemment, j’évoquais le fait que tous les flux peuvent être dématérialisés en situation de mobilité, soit directement, soit via la note de frais. Je le nuance simplement sur la partie des justificatifs de la note de frais. Les meilleures applications permettent le scan des justificatifs (et la réconciliation automatique avec la carte affaires).

Mais nos lois n’évoluent pas aussi vite que nos pratiques. Aussi les textes de lois stipulent qu’un justificatif doit être conservé sous sa forme originale. Donc une note de restaurant émise au format papier, même scannée, doit être conservée au format papier. Le scan n’a pas encore de valeur selon l’URSSAF.

Heureusement, les choses changent ! De nouveaux textes de lois (et décrets) permettent plus de souplesse et fixent les modalités de numérisation des factures papier (art. L102.B du livre des procédures fiscales). Cela concerne particulièrement les entreprises assujetties à la TVA. Mais les organisations publiques vont bientôt être tenue de passer à la dématérialisation des flux.

D’autres pays d’Europe ont déjà validés les scans de justificatifs.

En attendant, il est toujours possible de se « débarrasser » de la corvée de l’archivage des justificatifs de notes de frais en sous-traitant cette activité (et pourquoi pas auprès d’entreprises adaptées qui permettent en plus des économies sur la taxe AGEFIPH).

En synthèse

Tout le processus peut être dématérialisé, depuis la commande jusqu’à la note de frais. Les nouveaux acteurs sont d’ailleurs particulièrement actifs. L’archivage des justificatifs papiers reste le bémol, mais l’Etat fait évoluer les lois. Pratique, économique et écologique, la digitalisation des flux présente de nombreux avantages. Pour autant, il convient de bien communiquer avec ses voyageurs pour leur expliquer et les accompagner.

Dématérialiser ses flux est relativement simple, mais nécessite une réelle stratégie car de nombreuses Directions sont impactées. Pour certains flux, une gestion de projet et quelques précautions sont à prendre, en raison des impacts liés aux durées de conservation des documents et aux impacts comptables et humains. Julmien Chambert,

Fondateur - CEO de CBT Conseil

 

CBT Conseil est une société spécialisée dans l’accompagnement des entreprises sur les domaines de la mobilité. Elle est également compétente en matière de gestion de projets et toutes les problématiques liées à la finance et gestion d’entreprise.

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29-31 rue des entrepreneurs 78420 Carrières sur Seine Tél.: +33 (0)1 85 39 05 44

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Business Table, leader de la gestion des repas d'affaires, vient de conclure un partenariat avec le groupe Ubique, éditeur du logiciel de caisse Itamaestro pour les restaurateurs. Grâce à ce partenariat, Business Table propose la première solution totalement dématérialisée de facturation. Non seulement c'est à cette plateforme que les restaurateurs adressent leurs factures, mais elle leur offre aussi une véritable vitrine.

L'Usine Digitale dresse régulièrement le portrait chinois d'une personnalité du numérique. Aujourd'hui, Mickaël Hadjadj, le fondateur de Business Table.

"Un hashtag ? #pasdexcuse du CMG Sport Club", Mickaël Hadjadj ( BusinessTable) © Aurelia Blanc

Si vous étiez une connexion, vous seriez… ?

Mickaël Hadjadj : La 5G, parce qu'aujourd'hui il faut aller vite. On ne peut plus perdre de temps.

Si vous étiez un site web, vous seriez… ?

M. H. : Amazon, parce que j'ai envie d'avoir un jour sur mon site une offre aussi large que celle proposée par Amazon.

Si vous étiez une appli, vous seriez… ?

M. H. : Airbnb qui a réussi à sublimer l'habitation de façon finalement assez simple. C'est une application moderne et fluide qui offre une vision de l'habitat particulier en quelques clics.

Si vous étiez un système d'exploitation, vous seriez… ?

M. H. : iOS5, parce que c'est tout simplement le meilleur.

Autodidacte, Mickaël Hadjadj a déjà fondé trois entreprises. A 34 ans, il est à la tête de Business Table, une application de gestion des repas d' affaires qu'il a créée en 2012. Il revendique 300 clients, dont la Poste, Orange, Veolia ou Estée Lauder... Au total, depuis sa création, un million de repas d'affaires ont réservés puis gérés de cette façon dans un des 16 000 restaurants référencés.

Si vous étiez une start-up, vous seriez… ?

M. H. : Businesstable bien sûr !

Si vous étiez un réseau social, vous seriez… ?

M. H. : Linkedin. Je trouve fantastique les connexions professionnelles que cela apporte. Je reçois 15 à 20 demandes d'ajouts par semaine. C'est toujours pertinent ou presque. Leur algorithme de recommandation est d'une pertinence forte.

Si vous étiez une requête Google, vous seriez… ?

M. H. : "des vacances insolites". Je suis toujours à l'affût de vacances originales.

Si vous étiez un #hashtag Twitter, vous seriez… ?

M. H. : #pasdexcuse de CMG Sport Club : pour toujours garder sa motivation à faire du sport. C'est un mot d'ordre valable pour beaucoup d'autres choses.

Si vous étiez un "fan" sur Facebook, vous seriez… ?

M. H. : Barack Obama pour le symbole qu'il représente.

Si vous étiez un "device", vous seriez… ?

M. H. : Un iPhone 7, en espérant que le problème de batterie sera bientôt résolu.

Si vous étiez une technologie ou une innovation numérique, vous seriez… ?

M. H. : Square, une application de caisse qui permet d'avoir un système d'encaissement partout. C'est la possibilité pour n'importe qui d'avoir un système d'encaissement pour carte bleue, même pour un vendeur de hot dog. C'est génial !

Si vous étiez un lieu du numérique, vous seriez… ?

M. H. : L'école 42, qui a été élue la meilleure code factory. Ils ont réussi à construire quelque chose de pertinent. C'est un travail remarquable.

Si vous étiez une icône du web, vous seriez… ?

M. H. : Jack Ma, le fondateur d'alibaba.com. Ce n'est ni un héritier, ni un diplômé de grande école. Sa réussite m'inspire.

AmPLus (GROUPE LUFTHANSA) est un important fournisseur international de solutions de paiement centralisé permettant aux entreprises de piloter plus efficacement leurs dépenses en matière de déplacements professionnels mais aussi de réduire leurs coûts indirects.

AirPlus revendique 49000 entreprises clientes dans le monde Le 31 mars dernier, le PDG monde, Patrick Diemer, et la directrice générale France, Julie Troussicot, faisaient le point sur les résultats financiers 2016, ainsi que les perspectives en matière d'évolution des méthodes de paiement pour 2017 et pour les années ultérieures Patrick Diemer faisait part d'une croîssance très soutenue de AirPlus dans le monde en 2016, grace a la progression sensible des paiements par cartes virtuelles AIDA, dans une moindre mesure des cartes logées, tandis que l'utilisation des cartes corporate était orientée à la baisse. La croissance du CA n'allait pas de soi, car le prix des billets d'avion a poursuivi son recul l'an dernier alors que la rémunéralion de l'émetteur de cartes est pour une part liée au volume génère. Patrick Diemer se veut confiant pour 2017, d'autant que les chiffres du premier trimestre sont encourageants avec un volume global YTD (Year To Date) émis au 15 mars superieur de 4 % à 2017. Les cartes virtuelles AIDA continuent leur forte poussée (+28 %) ainsi que la carte logée (+7 %) Le paiement par les cartes corporate est en revanche carrément orienté à la baisse ( 16%). Patnck Diemer situe le développement futur d AirPlus dans le paiement invisible. Il prevoit « dans quelques années la dématérialisation complète des cartes et des factures » dans le contexte d'une d'ère de digitalisation du vovage d'affaires « Les premiers pas dans le paiement invisible ont ete déjà effectués dans l'aénen, le train, la location de voiture, I'hébergement, le taxi » affirme encore en substance Patrick Diemer « Bientôt, ce sera aussi le cas, pour les parkings, Ies restaurants... », ajoute-t-il Julie Troussicot évoque également de son côté un bon début d'année 2017 en France, après une progression du CA de 9% en 2016 Au 15 mars elle relevait un volume d'émissions YTD en hausse de 14% par rapport a la période comparable en 2016 Cela se produit dans un contexte plutôt dynamique quant au nombre de voyages professionnels en ce début d'année, alors que le panier moyen est en baisse, en raison d'un important recul des prix, « en moyenne de 6% dans l'aénen 3% pour le train, 24% dans la location de voitures. » Seuls les hôteliers parviennent a tenir leur prix. Julie Troussicot souligne que la baisse des tarifs de I'aérien affecte toutes les zones géographiques et se trouve être plus forte dans les classes « avant ». Tandis que les cartes virtuelles, et dans une moindre mesure les cartes logées devraient pouisuivie leui ascension, AirPlus France revendique un développement stratégique fondé sur son expertise en matière de paiement centralisé, de sécurite des paiements et aussi sur le développement de son réseau d'acceptation. A cet égard, Julie Troussicot met en lumière un certain nombre de nouveaux partenaires, comme Airbnb ou encore Business Table.

Business Table prépare une troisième levée de fonds


BUSINESS TABLE / T : 01.40.55.03.52 (siége a Pans, CA 2016 10 M€, 45 collaborateurs), sociéte éditrice d'une solution de gestion dématénalisee des notes de frais de restaurants, indique travailler actuellement à la finalisation de la troisième levée de fonds de son histoire, qui pourrait intervenir dans les mois à venir Les fonds obtenus doivent lui permettre de renforcer sa présence sur le marché français et d'entamer l'internationalisation de son offre en débutant par l'Europe http //businesstable fr/

Trois nouvelles startups rejoignent l'Alliance Biz Travel. Elles sont désormais neuf à se réunir pour promouvoir leurs services auprès des entreprises, aussi bien pour accompagner les nouvelles pratiques du voyage d'affaires que pour en réduire les coûts.

Ce matin se tenait une présentation de l'Alliance Biz Travel, réunion de neuf startups dans le secteur du voyage d'affaires. Une alliance stratégique, tremplin pour ces jeunes pousses. Le but : mettre en commun leurs actions de promotion pour augmenter leur visibilité auprès des entreprises. Mais surtout, personnifier le dicton « Be the change », a expliqué Charles Petruccelli, ancien président de l'American Express Global Business Travel, venu inaugurer cette matinée. « Avec la révolution digitale, de nouveaux modes de consommation sont apparus, a-t-il continué. À nous de mutualiser nos efforts pour révolutionner l'ensemble des étapes du voyage d'affaires. »

Car les voyageurs d'affaires ont désormais pris en main leurs déplacements. Ils font leur propre choix et ne se tournent pas forcément vers les offres négociées par leur entreprise. Ces startups, en s'associant, ont pour objectif de réduire les intermédiaires et simplifier les démarches pour réaliser des économies et séduire ces globe-trotteurs soucieux de la qualité – et non plus de la quantité – de ce qui leur est proposé.

Les 9 startups de l'Alliance Biz Travel

« Répondre au besoin de mobilité des secteurs et des clients », c'est ce que propose Bird Office, service d'aide à l'organisation de séminaires. La startup propose sur sa plateforme de réserver en temps réel des lieux pour les entreprises. Depuis son démarrage il y a trois ans, elle compte déjà 40 000 collaborateurs. De grands groupes ont été séduits, comme La Poste ou GRTgaz. Le réseau est déjà déployé sur la France et Bruxelles. Prochaine étape : Londres.

Hubtobee, outil de networking international, s'intègre dans « une démarche de smart saving ». Il met en contact des collègues qui partent au même endroit, à l'occasion de leurs déplacements professionnels. Chaque employé peut ainsi organiser ses rendez-vous en fonction de l'agenda de ses collaborateurs, pour partager les frais, notamment de déplacements. La startup permet d'anticiper et d'économiser sur les voyages d'affaires.

MagicStay, le Airbnb du voyage d'affaires, surfe sur « l'hébergement alternatif, de plus en plus demandé ». Sur cette plateforme de réservation d'appartements, 100 000 logements sont à réserver en temps réel pour la catégorie des voyageurs professionnels uniquement. Un nombre qui devrait atteindre les 250 000 en fin d'année. Les économies réalisées seraient de 40 % en moyenne. Des services complémentaires sont également disponibles via une application d'e-conciergerie.

« Une insertion du VTC dans le trajet du voyage d'affaires », c'est ce que tente d'accomplir, cette fois-ci, le Uber du voyage d'affaires SnapCar. La startup propose une alternative aux taxis, en mêlant technologies mobiles et service haut-de-gamme spécialisé. Lancée à Paris, elle a l'ambition de se développer dans d'autres villes françaises et européennes.

TravelEnsemble, plateforme collaborative pour optimiser le remplissage des taxis, fonctionne sur le principe d'un « BlablaTaxi ». Selon cette dernière, la gestion actuelle des déplacements est anarchique : les grands groupes ne savent pas ce qu'ils dépensent là-dedans. La startup développe ainsi une plateforme de réservation et de partage des trajets professionnels intra-entreprises. Elle est déjà forte d'un réseau de 10 000 taxis dans toute la France.

Une réduction des coûts

« Delay is money », c'est la devise d' AirRefund, spécialiste de la collecte d'indemnisations en cas d'annulation de vols, de refus d'embarquement pour cause de surbooking ou de retard supérieur à trois heures. La startup

prend en charge les réclamations et les négociations, même plusieurs années après les perturbations. Elle ne se rémunère qu'en cas de réussite de remboursements.

« Le repas d'affaires, un tiers des dépenses ». Cela explique pourquoi Business Table propose de rationaliser la gestion des frais via un outil de réservation. Sur son site, 15 000 restaurants, 1 500 traiteurs et 14 0000 hôtels et lieux sont proposés pour un repas professionnel. Quand en interne le surcoût lié à ces repas est de 20 %, la plateforme lancée en 2012 permettrait 34 % d'économies pour l'entreprise qui facturerait sur le site.

« Mobile first » pour Expensya, service de gestion automatisée des notes de frais. La comptabilité des frais professionnels est simplifiée : les reçus pris en photo et envoyés via le mobile sont traités par la startup, qui génère ensuite une note de frais. Si le système est totalement automatisé, ils sont une trentaine à travailler dans la jeune pousse. Une aide à la saisie est donc accessible, pour un gain de temps optimal.

Avec Roaming by Me, technologie pour s'affranchir des surcoûts des opérateurs dans 160 pays étrangers, « restez connecter en voyage d'affaires ». La solution WiFi de la startup permet de se connecter sur les réseaux mobiles locaux et ainsi d'économiser jusqu'à 90 % lors d'un voyage d'affaires, comparé aux tarifs des opérateurs mobiles traditionnels.

« La frontière entre affaires et loisirs est de plus en plus atténuée pour les employés français », selon une étude de Booking.com Business. Si bien qu'un quart d'entre eux accepteraient un salaire inférieur en échange de voyages d'affaires plus fréquents. Les pratiques de la vie courante – des services à portée de main en un clic via le smartphone – se transposent peu à peu aux usages du voyage d'affaires. Les startups, avec leur vision différente du « Biz Travel », pourraient bien être les acteurs les plus à même de proposer une offre correspondante aux nouvelles demandes des globes-trotteurs professionnels.

Fils de restaurateur, Mickael Hadjadj a créé Business Table en 2012. - Droits réservés

En pleine croissance, la plate-forme de gestion de notes de restaurants Business Table prépare une nouvelle levée de fonds. Coup de projecteur sur cette solution, à l'occasion du salon Solutions RH.

Gérer les notes de restaurant, c’est une perte de temps pour les salariés et des frais administratifs supplémentaires pour les entreprises. Une problématique que Business Table estime avoir résolue. Créée en 2012 par Mickael Hadjadj, fils de restaurateur passionné par le métier, cette plate-forme va gérer de A à Z le traitement des notes de frais de restaurants . Une fois que le client a réservé sa table parmi les 16.000 établissements référencés , tout est prise en charge de manière automatisé par le service 100 % numérique. Paiement, facturation, récupération de TVA, reporting … Business Table s’occupe de tout. Plus d’argent à avancer par le salarié, ni de paperasse à remplir .

De son côté, l’employeur n’a plus qu’une facture à régler par mois au lieu de centaines de notes de frais à traiter. D’après Mickael Hadjadj, « l’économie réalisée atteint 30% sur ce poste de dépense ». Un résultat obtenu grâce à la fin des traitements administratifs et aux tarifs négociés avec les restaurants partenaires. Des établissements qui vont de la brasserie de quartier à la table étoilée pour répondre à toutes les formes de repas professionnels (invitation client, séminaire, repas d’équipe …)

Des partenariats stratégiques

La « Fourchette du repas d’affaire » compte déjà plus de 300 clients comme le Groupe La Poste, Orange, Bayer et Saint Maclou . En concluant d’année en année de très judicieux partenariats technologiques ou commerciaux avec American Express, Concur, Edenred (services prépayés aux entreprises) et ITA Maestro pour les logiciels de caisse, la start-up s’est donnée les moyens de grandir rapidement. En 2017, elle vise les 16 millions d’euros de chiffre d’affaires contre 10 millions l’an passé. Son effectif atteint déjà les 45 salariés.

Pour gagner de l’argent, Business Table fait payer aux entreprises un abonnement mensuel, jusqu’à 499 euros par mois, auquel s'ajoute un coût fixe à la transaction. Il existe une version abonnement gratuit qui rend le service accessible aux PME et qui permet aux plus grosses structures de le tester avant d’aller plus loin dans l’intégration du système. En version payante, la plate-forme peut par exemple être connectée à l’ERP de l’entreprise . De leur côté, les restaurants référencés versent une commission sur le volume des repas commandés. En contrepartie, le système permettrait de doper de 20 % la clientèle business dont le panier moyen (40 euros) est presque deux fois supérieur à celui des particuliers.

A la création de l’entreprise, c’est ce business model qui a été validé par un investisseur de renom, le fonds Amundi Private Equity. En 2014, Citizen Capital le rejoint au capital dans le cadre d’un deuxième tour de table de 2,5 millions d’euros . D’autres investisseurs sont maintenant sur les rangs pour participer à une troisième levée de fonds qui pourrait être bouclée dans les mois qui viennent . « La nouvelle augmentation de capital va servir à conforter notre leadership en France, à optimiser la plate-forme sur le plan technique et à commencer à nous déployer en Europe à partir de 2018 », précise le fondateur.

 

Lancée en 2012, la start-up Business Table propose aux entreprises de rationaliser la gestion de leurs frais de repas en gérant toute la chaîne de traitement de leurs notes de frais de restaurants. A la clé, jusqu'à 30% d'économies.

La facturation des repas d'affaires reste un poste difficile à maîtriser pour les entreprises avec des dépenses souvent émiettées.

Lancée en 2012 par Mickael Hadjadj, serial-entrepreneur de 35 ans, la start-up Business Table propose un service " tout en un " via une plate-forme où sont référencés 16000 restaurants partenaires.

Le principe : le salarié choisit parmi ces 16000 restaurants, et Business Table s'occupe ensuite de tout : facturation, récupération de la TVA, reporting. Le salarié n'a plus à avancer d'argent, l'entreprise n'a plus qu'une facture à régler par mois au lieu des nombreuses notes de frais, et peut mieux contrôler l'évolution de ce poste avec une source d'économie à la clé, estimée par Business Table à 30%.

L'aventure Business Table débute en 2009

En 2009, alors que Mickael Hadjadj commence à démarcher les grandes entreprises pour lancer une plateforme de communication pour les restaurants, il réalise que les responsables achats rencontrent tous

le même problème : gérer les notes de frais de restaurant représente pour eux un temps, une énergie et un coût considérables.

On est en 2009 et si on ne parle pas encore d'ubérisation, une idée s'impose à Mickael Hadjadj : proposer une solution technologique à ce problème. "Cela représentait un coût de développement important, se rappelle-t-il, et une certaine prise de risque : nous n'avions pas de pré-commande. L'acheteur du groupe La Poste, avec qui nous étions en contact, nous avait assuré que, si nous trouvions une solution efficace, il serait preneur... mais ce n'était pas un contrat !"

Il décide de prendre ce risque et de miser sur un nouveau business modèle : développer une plate-forme capable de gérer l'ensemble du circuit de gestion des notes de frais : facturation, validation, reporting, récupération intégrale de la TVA - impossible lorsque la facture est adressée à un collaborateur, mais qui devient possible lorsque c'est l'entreprise qui est facturée - et déclaration URSSAF (cet organisme ayant besoin de vérifier quel montant de frais de bouche est alloué à chaque collaborateur).

Il embauche une équipe de développeurs, et les fait travailler sur ce projet complexe, durant plus de deux ans. En 2012, l'outil est prêt et baptisé "Business Table". Il retourne alors voir le groupe la Poste, qui tient sa promesse et devient son premier client !

Jusqu'à 30% d'économies

Si l'histoire est belle, la start-up ne se repose pas sur ses lauriers et continue de se montrer créative pour assurer son développement. D'abord, la plate-forme élargit son offre : ce ne sont plus uniquement des restaurants haut de gamme qui sont proposés, mais toutes les catégories d'établissements, en fonction des demandes des entreprises. L'outil est également enrichi de nouvelles fonctionnalités, pour pouvoir s'adapter aux ERP et aux process de tous les clients. Il raffine aussi son service aux restaurateurs partenaires, leur permettant de mettre en avant des promotions spécifiques.

Grâce à ces menus négociés, Business Table permet, au delà de la solution technologique permettant de mettre les dépenses sous contrôle, de réaliser jusqu'à 30% d' économies, selon les calculs réalisés par la start-up.

Pour accélérer encore sa croissance, Business Table s'est alliée avec des partenaires déjà présents dans les grands groupes : American Express, puis Europ Assistance - qui propose une assurance en cas d'annulation d'un repas d'affaires. En parallèle, Mickael Hadjadj signe des partenariats avec des éditeurs de logiciels de caisse utilisés par les restaurateurs, leur permettant de simplifier encore la gestion de leur facturation.

Autre méthode de recrutement et de fidélisation des clients : l'organisation d'ateliers. La start-up propose régulièrement à ses prospects et clients des sessions de formation, leur permettant de mieux travailler avec les restaurateurs : par exemple, en leur apprenant à établir des appels d'offres spécifiques pour ces prestataires, ou encore à mieux analyser l'évolution de leurs dépenses en la matière. Des rencontres qui permettent aux directeurs achats de mieux maîtriser ces frais.

Aujourd'hui, le CA de Business Table progresse de 90% par an. La société emploie 40 personnes, au service de ses 300 clients, essentiellement de grands groupes. Pour gérer cette forte croissance, Mickael Hadjadj s'est entouré de profils complémentaires au sien : son DG, Laurent Gabard, 50 ans, est diplômé de l'ESSEC et a effectué l'essentiel de sa carrière dans de grands groupes. " Nous formons un binôme très efficace, car complémentaire, commente l'entrepreneur. Il est plus gestionnaire, et moi d'avantage visionnaire. Savoir s'entourer de personnes différentes de soi est à mon sens une condition essentielle de réussite".

En 2017, Business Table compte poursuivre sa croissance à travers plusieurs axes stratégiques : notamment, en ciblant les PME, et en se développant à l'international. L'enjeu aujourd'hui : conserver l'esprit start-up des origines, tout en mettant en place les process et l'organisation nécessaires. " Nous avons développé une offre unique au monde, résume Mickael Hadjadj, et devons garder une longueur d'avance sur nos concurrents, qui commencent à arriver sur notre marché. Je pense que l'une de mes forces est d'avoir commencé sur le terrain, de bien connaître ce monde de la restauration... et aussi d'être autodidacte ! Si j'avais suivi des études classiques, je serais peut-être plus formaté, j'aurais moins osé innover".